Soal 1
Pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan Electronic Business ini adalah terdapat cara lain dalam menjalankan bisnis yang bisa berdampak lebih efisien, efektif, lebih mudah untuk dilaksanakan dan mempunyai prospek yaitu melalui elektronik, selain sebelumnya dengan cara tradisional yang telah kita ketahui dimana kita selalu harus bertemu dengan rekan bisnis kita. Dengan bantuan teknologi kita bisa menjalankan bisnis melalui elektronik ini, dimana kita akan lebih mudah dalam menjalankan bisnis karena kita tidak harus mempunyai waktu yang sangat banyak untuk berbisnis dengan orang lain (social). Dalam perkuliahan ini juga kita mengetahui bagaimana untuk memulai suatu bisnis dengan cara Electronic Business dan bagaimana kita menjalankan/ mengoperasikan bisnis dengan cara elektronik ini.
Pengaruh pada kehidupan dan pekerjaan di masa yang akan datang adalah dengan terbukanya wawasan tentang E-Business, maka dengan memakai/menerapkan E-Business akan lebih memberikan kemudahan dalam keseharian dan pekerjaan, misalnya dalam memesan barang atau menjual barang akan lebih mudah.
Soal 2
Perkuliahan Electronic Business ini merubah pemikiran akan teknologi E-Business pada oganisasi.
Teknologi E-Business dalam organisasi akan merubah system operasional dalam oganisasi, karena organisasi yang semula hanya beropersional dengan cara manual dan tradisional akan berubah menjadi elctronical dalam pelaksanaan bisnisnya. Oganisasi akan memperoleh banyak kemudahan dan fasilitas, juga akan mendapatkan market yang lebih luas. Dengan E-Business juga organisasi memperoleh sarana publikasi dan promosi yang mempunyai potensi pasar yang luas dan tak terhingga. Dan yang paling utama adalah organisasi dapat memperoleh keuntungan dari E-Business.
Soal 3
Kepercayaan sangat penting dalam E-Business, karena proses bisnis yang terjadi pada E- Business tidaklah mempertemukan orang-orang (society) yang melakukan bisnis ataupun misalnya barang yang akan diperjual-belikan diperlihatkan bentuknya, tetapi proses bisnis yang dilakukan hanya berupa informasi bahkan mungkin hanya dalam bentuk gambar, dll. Kepercayaan sangat penting, karena hanya dengan informasi proses bisnis dapat berlangsung. Penyalah gunaan kepecayaan dalam E-Business pun sering terjadi, maka kita pun harus meminimalisir resiko-rresiko yang mungkin terjadi dalam E-Business.
Ukuran pada E-Business organisasi adalah :
• Para pelaku E-Business harus dijaga privasinya
• Adanya jaminan keamanan dari penyedia, dari mulai transaksi, pembayaran, sampai dengan barang sampai di tangan konsumen
• Adanya pihak-pihak yang akan bertanggung jawab dan berkompeten terhadap transaksi tersebut
Amazon dan Yahoo memberikan jaminan kepercayaan kepada merchant yang menggunakan fasilitasnya :
Adanya term of agreement yang diproteksi oleh jaminan hukum
Adanya data-data dari hasil usaha e-business sebelumnya sehingga diketahui kewajaran bisnis suatu pihak tertentu.
Proses penawaran dan penjualan dilakukan dengan peraturan yang menjamin kelancaran penawaran dan penjualan.
Soal 4
E-commerce merupakan bagian sangat penting dari E-business karena dengan E-commerce akan menghidupkan E-business dan terjadinya transaksi yang menguntungkan.
E-business lebih fokus kepada penggunaan teknologi informasi untuk menjalankan suatu bisnis yang memberikan suatu hasil, memberikan dampak yang besar terhadap bisnis secara keseluruhan. Sementara E-commerce mengarah pada penggunaan internet untuk purchase secara on-line, seperti contoh : belanja produk atau jasa. Pemasaran dilakukan melalui internet untuk riset pasar, untuk merekrut orang sekaligus promosi. Yang menjadi kunci dalam memenangkan persaingan adalah siapapun yang memiliki mobile commerce dan wireless commerce dapat dengan cepat menyampaikan info directly, tanpa adanya hambatan ruang dan waktu.
Hambatan dalam implementasinya antara lain :
• Belum adanya cyber law, cyber policy, dan badan setingkat Menteri di Indonesia untuk memfasilitasi penggunaan secara maksimal wahana 3C (computer, communication, dan content).
• Masih banyaknya perusahaan yang belum memanfaatkan ataupun mengimplementasikan e-business dalam menjalankan bisnisnya
• Sarana komunikasi terkadang hanya digunakan untuk berkomunikasi dan mengirimkan pesan, belum banyak yang memanfaatkan secara penuh konten-konten yang ada di dalam media komunikasi tersebut.
Soal 5
ERP merupakan tulang punggung dari operasi E-Business karena ERP berfungsi sebagai media pengintegrasi fungsi-fungsi manajemen menjadi suatu sinergi yang merupakan hal yang penting dalam mengimplementasikan e-business.
Dengan E-business dapat menjadi media promosi bagi perusahaan tempat saya bekerja, dimana dengan E-business dapat diperkenalkan produk-produk dari perusahaan kita. Dan produk yang diperkenalkan dikoordinasikan dan dibentuk oleh staff dengan menggunskan ERP.
Jumat, 09 Mei 2008
Selasa, 15 April 2008
TUGAS E - BUSINESS
REVIEW & KOMENTAR TENTANG WEB SITE
1.www.wikipedia.org
Wikipedia adalah ensiklopedia multibahasa dalam jaringan internet yang disusun agar dapat dibaca dan disunting oleh siapa pun juga. Isinya ditulis secara bersama-sama oleh para penggunanya.
Wikipedia diawasi dan didukung oleh Yayasan Wikimedia, sebuah lembaga nirlaba.Keistimewaan Wikipedia adalah selain menyajikan informasi yang biasa ditemui di dalam sebuah ensiklopedia, ia juga memuat artikel-artikel yang biasanya ditemukan di dalam almanak, majalah spesialis, dan topik-topik berita yang masih hangat.
Wikipedia berawal sebagai projek sampingan Nupedia, ensiklopedia bebas online yang artikelnya ditulis oleh para ahli. Larry Sanger, yang mendirikan Nupedia bersama Jimmy Wales, melontarkan ide mengenai ensiklopedia berbasis wiki pada 10 Januari 2001 di milis Nupedia [1]. Lima hari kemudian Wikipedia pun secara resmi diluncurkan.
Berikut ini beberapa karakteristik penting di dalam projek Wikipedia.
Wikipedia adalah ensiklopedia utama.
Wikipedia adalah sebuah wiki yang dapat diubah oleh setiap orang (kecuali untuk pengguna yang diblok dan pengecualian di halaman terlindung)
Wikipedia mengandung isi bebas dan menggunakan copyleft Lisensi dokumentasi bebas GNU
Isi Wikipedia dapat diciptakan oleh penggunanya. Pengunjung di Wikipedia juga dapat mengubah artikel, dan banyak yang melakukannya. Halaman-halaman selalu diubah, jadi, tidak ada artikel yang pernah selesai. Dan karena itu pula di Wikipedia sering terjadi "kesulitan" yang unik, lihat Wikipedia:Mengapa Wikipedia tidak begitu hebat. Tetapi ia pun memiliki sistem "penyembuhan sendiri" untuk menghadapi tantangan tersebut, lihat Wikipedia:Balasan terhadap penolakan umum.
2. www.okezone.com
Situs ini merupakan situs yang menyedikan informasi atau berita baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Okezone.com merupakan bagian group MNC. Visitors situs ini merupakan orang-orang yang membutuhkan informasi terkini, karena pada situs ini informasi bisa datang tidak dalam hitungan hari tapi dalam hitungan jam bahkan hitungan menit.
Di dalam situs ini terdapat berbagai kategori informasi, seperti Internasional, economy, lifestyle, celebrity, sport, auto, foto, tokoh, politik dan sebagainya. Kategori di atas, dibagi lagi menjadi berbagai sub kategori. Misalnya pada kategori sport dibagi menjadi sebelas katogori, yaitu home, sepakbola, basket, F1, motoGP, tenis, bulu tangkis, tinju, sport lain, foto dan indeks. Begitupun dengan kategori informasi lainnya memiliki sub kategori yang sesuai dengan bidang kategori tersebut.
Apabila visitors menginginkan informasi mengenai rubrik sport, maka visitors tersebut tinggal meng-klik rubrik sport dan klik sub kategorinya. Bagi pengunjung yang membutuhkan informasi dan mengunjungi situs ini, tidak dikenakan biaya.
3. www.formula1.com
Situs ini merupakan situs resmi F1 yang didalamnya menjelaskan mengenai ajang balap formula1, dimana Di dalam situs ini ditampilkan berita-berita lengkap dan terkini formula1. Selain itu, para pengunjung dapat melihat result balapan dan juga prediksi balapan yang akan datang.
Sasaran dari situs ini adalah para penggemar F1 yang menginginkan informasi mengenai balapan idola mereka. Situs ini dapat dikunjungi kapan saja dan tanpa biaya.
Adapun fasilitas yang bisa didapatkan dari situs ini selain dari pemberitaan mengenai balapan F1 adalah sebagai berikut :
Deskripsi tentang race yang akan diambil
Result
Galery, yang didalamnya menyediakan foto-foto terbaru yang berhubungan dengan ajang balap formula1
Deskripsi mengenai tim-tim yang berlaga di F1 juga biodata para pembalapnya
Hal-hal yang ada di balik F1
Dan layanan lainnya.
Video singkat mengenai jalannya balapan F1 yang telah diselenggarakan
Selain itu, dari situs ini pengunjung dapat mengakses pembelian tiket nonton F1 di berbagai Negara penyelenggara. Adapula profile para pembalap dan apa saja yang telah terjadi pada mereka. Jadi, bagi para pengunjung yang melewatkan balapan di televise, maka mereka dapat mengunjungi situs ini karena tidak ada pemberitaan satu race pun yang terlewatkan dalam situs ini.
1.www.wikipedia.org
Wikipedia adalah ensiklopedia multibahasa dalam jaringan internet yang disusun agar dapat dibaca dan disunting oleh siapa pun juga. Isinya ditulis secara bersama-sama oleh para penggunanya.
Wikipedia diawasi dan didukung oleh Yayasan Wikimedia, sebuah lembaga nirlaba.Keistimewaan Wikipedia adalah selain menyajikan informasi yang biasa ditemui di dalam sebuah ensiklopedia, ia juga memuat artikel-artikel yang biasanya ditemukan di dalam almanak, majalah spesialis, dan topik-topik berita yang masih hangat.
Wikipedia berawal sebagai projek sampingan Nupedia, ensiklopedia bebas online yang artikelnya ditulis oleh para ahli. Larry Sanger, yang mendirikan Nupedia bersama Jimmy Wales, melontarkan ide mengenai ensiklopedia berbasis wiki pada 10 Januari 2001 di milis Nupedia [1]. Lima hari kemudian Wikipedia pun secara resmi diluncurkan.
Berikut ini beberapa karakteristik penting di dalam projek Wikipedia.
Wikipedia adalah ensiklopedia utama.
Wikipedia adalah sebuah wiki yang dapat diubah oleh setiap orang (kecuali untuk pengguna yang diblok dan pengecualian di halaman terlindung)
Wikipedia mengandung isi bebas dan menggunakan copyleft Lisensi dokumentasi bebas GNU
Isi Wikipedia dapat diciptakan oleh penggunanya. Pengunjung di Wikipedia juga dapat mengubah artikel, dan banyak yang melakukannya. Halaman-halaman selalu diubah, jadi, tidak ada artikel yang pernah selesai. Dan karena itu pula di Wikipedia sering terjadi "kesulitan" yang unik, lihat Wikipedia:Mengapa Wikipedia tidak begitu hebat. Tetapi ia pun memiliki sistem "penyembuhan sendiri" untuk menghadapi tantangan tersebut, lihat Wikipedia:Balasan terhadap penolakan umum.
2. www.okezone.com
Situs ini merupakan situs yang menyedikan informasi atau berita baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Okezone.com merupakan bagian group MNC. Visitors situs ini merupakan orang-orang yang membutuhkan informasi terkini, karena pada situs ini informasi bisa datang tidak dalam hitungan hari tapi dalam hitungan jam bahkan hitungan menit.
Di dalam situs ini terdapat berbagai kategori informasi, seperti Internasional, economy, lifestyle, celebrity, sport, auto, foto, tokoh, politik dan sebagainya. Kategori di atas, dibagi lagi menjadi berbagai sub kategori. Misalnya pada kategori sport dibagi menjadi sebelas katogori, yaitu home, sepakbola, basket, F1, motoGP, tenis, bulu tangkis, tinju, sport lain, foto dan indeks. Begitupun dengan kategori informasi lainnya memiliki sub kategori yang sesuai dengan bidang kategori tersebut.
Apabila visitors menginginkan informasi mengenai rubrik sport, maka visitors tersebut tinggal meng-klik rubrik sport dan klik sub kategorinya. Bagi pengunjung yang membutuhkan informasi dan mengunjungi situs ini, tidak dikenakan biaya.
3. www.formula1.com
Situs ini merupakan situs resmi F1 yang didalamnya menjelaskan mengenai ajang balap formula1, dimana Di dalam situs ini ditampilkan berita-berita lengkap dan terkini formula1. Selain itu, para pengunjung dapat melihat result balapan dan juga prediksi balapan yang akan datang.
Sasaran dari situs ini adalah para penggemar F1 yang menginginkan informasi mengenai balapan idola mereka. Situs ini dapat dikunjungi kapan saja dan tanpa biaya.
Adapun fasilitas yang bisa didapatkan dari situs ini selain dari pemberitaan mengenai balapan F1 adalah sebagai berikut :
Deskripsi tentang race yang akan diambil
Result
Galery, yang didalamnya menyediakan foto-foto terbaru yang berhubungan dengan ajang balap formula1
Deskripsi mengenai tim-tim yang berlaga di F1 juga biodata para pembalapnya
Hal-hal yang ada di balik F1
Dan layanan lainnya.
Video singkat mengenai jalannya balapan F1 yang telah diselenggarakan
Selain itu, dari situs ini pengunjung dapat mengakses pembelian tiket nonton F1 di berbagai Negara penyelenggara. Adapula profile para pembalap dan apa saja yang telah terjadi pada mereka. Jadi, bagi para pengunjung yang melewatkan balapan di televise, maka mereka dapat mengunjungi situs ini karena tidak ada pemberitaan satu race pun yang terlewatkan dalam situs ini.
MODEL ERP
I. PENDAHULUAN
Istilah ERP atau Enterprise Resource Planning sudah sangat dikenal di seluruh dunia. ERP adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai keuntungan dan kemudahan dalam penggunaannya. Namun di sisi lain ternyata ERP itu sendiri menghasilkan kendala yang harus dihadapi oleh perusahaan yang memakainya. ERP adalah suatu sistem yang disiapkan untuk perusahaan yang membutuhkan sistem yang luar biasa. Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pula permasalahan yang dihadapinya, khususnya permasalahan bisnis. Maka dari itu diperlukan informasi yang sangat banyak untuk menyelesaikan persoalan tersebut, baik informasi yang bersifat internal maupun eksternal perusahaan. Sebagai konsekuensi dari semua ini adalah dibutuhkannya suatu sistem yang mampu menjembatani antara kompleksitas bisnis dan teknologi informasi sebagi sarana penyedia informasi yang diperlukan oleh perusahaan (Utomo, 2007).
Perkembangan dunia bisnis yang semakin ketat mendorong banyak perusahaan untuk mengadopsi sistem ERP. Sejumlah penelitian membahas tentang adopsi dan implementasi ERP tetapi penelitian lebih lanjut mengenai sukses ERP perlu dilakukan seiring berkembangnya sistem informasi itu sendiri pada sepuluh tahun terakhir. Model sukses ERP mengetengahkan faktor-faktor yang penting dalam mencapai sukses implementasinya namun penelitian empiris mengenai faktor kualitas pelayanan sebagai faktor penting dalam model sukses ERP perlu dilakukan. Pentingnya faktor kualitas pelayanan muncul sejak tahun 1980 ketika perkembangan sistem informasi meliputi perkembangan provider pelayanan disamping provider sistem yang tidak dapat dipisahkan. Biaya implementasi ERP meliputi biaya sistem dan biaya pelayanan. Kualitas pelayanan memiliki karakteristik unik yang berdampak pada suksesnya implementasi sistem informasi. Pada penelitian ini, survey exploratory dan survey confirmatory menguji dimensi kualitas pelayanan sebagai dimensi tambahan disamping dimensi utama model sukses ERP yang meliputi kualitas sistem, kualitas informasi, dampak individual, dampak individu dan dampak organisasi (Sumarna, 2006).
Perkembangan ERP yang luar biasa dapat dilihat dari pertumbuhan pasar ERP yang luar biasa. Di tahun 1993 sebagai awal munculnya teknologi client server, 5 vendor penyedia ERP yaitu Oracle, SAP, D&B software, IMRS, dan Computron membukukan penghasilan sebesar 319 juta dollar. Lima tahun kemudian, di tahun 1998, 5 vendor yang sama memperoleh pendapatan sebesar 17.2 milyar dollar, dan kenaikan yang signifikan di tahun-tahun berikutnya. Selain itu ERP mampu mempengaruhi fungsi sistem informasi. Awalnya personal yang berkecimpung di bidang sistem informasi mempunyai tugas utama untuk perancangan, pengembangan, dan implementasi software. ERP sendiri dirancang dan dikembangkan oleh pihak luar perusahaan (outsourcing) (Kembaren, 2007).
Walaupun mempunyai fungsi dan lokasi yang berbeda, tetapi dengan adanya standarisasi proses dan data yang dihasilkan akan mengurangi konflik yang terjadi di dalam organisasi perusahaan, terlebih untuk yang berkaitan dengan pihak eksternal organisasi, misalnya proses pengadaan dengan supplier dan penjualan kepada customer. Dengan adanya standar dan data yang sama akan meningkatkan komunikasi dan kerjasama (Binus Corner, 2007).
Dengan mengintegrasikan semua proses menjadi sistem yang tunggal, semua informasi akan disimpan dalam format yang sama dalam database yang sama, sehingga semua akan mengakses data yang sama. Standar dan data tunggal ini akan mengurangi informasi yang asimetris. Implikasi yang terjadi adalah peningkatan kontrol terhadap pekerjaan. Bila suatu pekerjaan belum dikerjakan, maka pekerjaan yang lain tidak akan bisa dikerjakan karena menggunakan data yang sama. Implikasi yang lainnya adalah semakin meningkatkan akses informasi bagi siapa saja yang membutuhkan, terutama untuk proses pengambilan keputusan, baik pada level atas, menengah maupun bawah (Utomo, 2007).
Pada sistem informasi tradisional, banyak informasi yang harus dicetak dalam hardcopy untuk dikomunikasikan pada fungsi dan sub organisasi perusahaan yang berada pada lokasi yang lain. Selanjutnya di fungsi dan lokasi yang berbeda, informasi tersebut perlu untuk diinput ulang. Hal ini selain disebabkan oleh lokasi yang berbeda, juga karena sistem yang berbeda. ERP juga memberikan fasilitas untuk komunikasi dan kerjasama baik di dalam organisasi maupun dengan organisasi di luar perusahaan.
II. I S I
Betapa banyak perusahaan yang gagal bersaing dan jatuh, jalan tapi tertatih-tatih, tapi ada juga yang maju dan berkembang. Dan sepertinya semua perusahaan itu punya strategi untuk tumbuh. Namun mengapa hasilnya bisa berbeda? Apa yang membedakannya?
CISR MIT melakukan survey terhadap 103 perusahaan di Amerika Serikat tentang IT mereka dan bisnis proses mereka yang telah didukung oleh IT. 34% dari perusahaan itu telah melakukan digitalisasi bisnis proses mereka, dan mereka mendapatkan rata-rata keuntungan yang lebih besar dan time to market yang lebih cepat. 12% dari 103 perusahaan itu masih melakukan projek IT secara terkotak-kotak dan belum mengintegrasikan tujuan investasi teknologi mereka dengan tujuan bisnis. Sisanya yang 48% masih belum menemukan cara untuk meningkatkan nilai bisnisnya dengan menggunakan IT. Mereka yang 34% di atas dapat tumbuh dan berkembang lebih baik karena mereka memiliki landasan yang cukup untuk menjalankan strategi perusahaannya.
Untuk membangun landasan tersebut, diperlukan tiga disiplin pokok, yaitu Operating Model, Arsitektur Enterprise, dan IT Engagement Model. Operating Model menggambarkan bagaimana sebuah organisasi beroperasi, baik pada domain bisnis maupun domain teknologi, dan didefinisikan sebagai satu level keterintegrasian dan kestandaran proses bisnis yang dibutuhkan dalam menyajikan produk barang dan jasa kepada pelanggan. Arsitektur Enterprise adalah pengorganisasian logis untuk proses bisnis dan infrastruktur TI terkait dengan kebutuhan integrasi dan standarisasi dari sebuah Operating Model perusahaan. IT Engagement Model adalah system dan mekanisme pengelolaan IT yang menjamin bisnis dan proyek IT mencapai tujuan perusahaan baik yang bersifat lokal maupun yang bersifat menyeluruh.
Tulisan ini bermaksud untuk mengulas bagaimana pendekatan Arsitektur Enterprise dapat membantu pendefinisan Operating Model di sebuah perusahaan sehingga dapat tercapai satu landasan pelaksanaan strategi perusahaan yang kokok yang pada akhirnya akan membawa perusahaan kepada tujuan bisnisnya. Tulisan ini juga menyajikan studi kasus pendekatan ini pada PT Kereta Api Indonesia (CIO ITB, 2008).
A. Operating Model
Operating model adalah pada intinya menggambarkan bagaimana sebuah organisasi beroperasi baik pada domain bisnis maupun domain teknologi. Sebuah Operating Model menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan berkeinginan untuk tumbuh dan berkembang. Operating Model ini dapat mendorong terbentuknya landasan pelaksanaan strategi perusahaan yang lebih baik dengan cara menyajikan pandangan yang lebih stabil dan dapat dilaksanakan (actionable) tentang perusahaan.
Pemilihan Operating Model adalah satu keputusan kritis untuk sebuah perusahaan. Ini adalah langkah awal dalam membangun landasan pelaksanaan strategi perusahaan. Operating Model memungkinkan implementasi yang segera dari beragam inisiatif strategis. Namun, operating model yang sama mungkin akan gagal untuk mendukung sebuah inisiatif strategis yang tidak sesuai dengan asumsi di mana operating model tersebut dibangun. Dengan demikian, operating model adalah satu pilihan tentang strategi mana saja yang dapat didukungnya.
Gambar 1. Bagan Operating Model
Pemilihan ini akan berdampak pada bagaimana perusahaan akan mengimplementasikan proses bisnis dan IT infrastrukturnya. Perusahaan yang tidak memiliki operating model yang jelas memiliki kemampuan adaptasi yang rendah terhadap kebutuhan strategis baru. Sebaliknya, setiap inisiatif strategis baru membutuhkan satu upaya efektif untuk perusahaan dalam mendefinisikan kembali kemampuan kuncinya.
Operating Model memiliki dua dimensi yaitu standarisasi binsis proses dan integrasi bisnis proses. Standarisasi menggambarkan secara tepat bagaimana sebuah proses akan dilaksanakan menyangkut siapa yang melaksanakannya atau di mana proses tersebut dikejakan. Standarisasi – yang berarti pengurangan variabilitas proses – akan berakibat kepada peningkatan keluaran dan efisiensi. Walaupun demikian, standarisasi membatasi adanya inovasi. Sementara itu, integrasi berkaitan dengan upaya menghubungkan unit-unit organisasi melalui data bersama (shared data). Berbagi data ini dapat dilakukan baik untuk proses yang melakukan transaksi dari ujung ke ujung maupun lintas proses yang memungkinkan perusahaan menyajikan satu antarmuka saja ke pelanggan. Keuntungan adanya integrasi ini meliputi efisiensi, koordinasi, transparansi, dan kelenturan terhadap perubahan.
Berdasarkan 2 dimensi di atas, selanjutnya Operating Model dibagi ke dalam 4 model dasar, yaitu:
1. Diversifikasi
2. Koordinasi
3. Replikasi
4. Unifikasi
Ada pun karakteristik masing-masing model adalah sebagai berikut:
1. Diversifikasi Standarisasi rendah dan integrasi rendah
1. Hanya sedikit saja pelanggan atau suplier yang dilayani bersama
2. Transaksi independen
3. Bisnis unit yang beroprasi secara unik
4. Pengelolaan bisnis yang autonomous (dengan mesin)
5. Unit bisnis mengendalikan desain proses bisnis
6. Sedikit sekali standard data antar unit bisnis
7. Sebagian besar keputusan IT diambil di level unit bisnis.
2. Koordinasi Standarisasi rendah dan integrasi tinggi
1. Pelanggan, suplier, atau produk bersama
2. Berimplikasi terhadap transaksi unit bisnis lain
3. Unit bisnis atau fungsi yang beroperasi secara unik
4. Pengelolaan bisnis yang autonomous
5. Unit bisnis mengendalikan desain proses bisnis
6. Berbagi data pelanggan, suplier, dan produk
7. Proses konsensus dalam pengembangan infrastruktur IT, namun keputusan pengembangan aplikasi dilakukan di unit bisnis
3. Replikasi Standarisasi tinggi dan integrasi rendah
1. Sedikit sekali pelanggan bersama
2. Transaksi bersifat independen dan dikumpulkan pada level yang lebih tinggi
3. Unit bisnis beroperasi sejenis
4. Business leader
5. Kontrol terpusat atas desain bisnis proses
6. Definisi data distandarisasi namun data dimiliki secara lokal
7. Pengelolaan IT dilakukan secara terpusat
4. Unifikasi Standarisasi tinggi dan integrasi tinggi
1. Pelanggan dan suplier dapat bersifat lokal maupun global
2. Proses bisnis terintegrasi
3. Unit bisnis yang sejenis dan sebagian overlap
4. Manajemen terpusat dan lebih sering membentuk organisasi matriks
5. Proses standarisasi bersifat high level
6. Database terpusat
7. Keputusan IT dilakukan terpusat
B. Arsitektur Enterprise
Arsitektur enterprise adalah pengorganisasian logis untuk proses bisnis dan infrastruktur TI terkait dengan kebutuhan integrasi dan standarisasi dari sebuah Operating Model perusahaan. Elemen pokok pada arsitektur enterprise berbeda-beda, tergantung pada Operating Model yang digunakan. Kunci untuk mencapai aristektur enterprise yang efektif adalah dengan mengidentifikasikan proses, data, teknologi dan antarmuka dengan pelanggan sehingga Operating Model dapat menjadi kenyataan dan bukan sekedar visi.
Arsitektur enterprise berkaitan dengan bagaimana komunikasi dibuat atau dibangun dari proses bisnis tingkat tinggi dan dari kebutuhan IT suatu Operating Model perusahaan. Biasanya, arsitektur enterprise direpresentasikan dalam bentuk prinsip-prinsip, kebijakan-kebijakan dan pilihan teknologi yang kemudian semuanya dituangkan dalam sebuah gambar berbentuk diagram yang dapat mewakili ketiga komponen (proses, data, dan teknologi). Diagram ini disebut sebagai core diagram (diagram inti).
Core diagram berisi gambaran unit-unit bisnis beserta proses transaksi dan keterkaitan antar unit dalam menjalankan proses bisnisnya. Diagram ini berfungsi seperti sebuah blueprint pada gambar arsitektur bangunan sebagai dasar arsitektur bisnis perusahaan atau enterprise. Core diagram menyediakan wadah bagi para manajer untuk membangun dan mengembangkan arsitektur enterprise.
Secara umum, ada empat elemen dalam diagram inti arsitektur enterprise, yaitu:
1. Proses bisnis inti. Kelompok kecil proses bisnis ini menyatakan sekelompok kemampuan tetap yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan operating model dan menjawab tantangan pasar.
2. Data bersama untuk mendorong proses inti. Data ini bisa berupa file pelanggan yang digunakan bersama di di seluruh lini produk dari institusi layanan keuangan atau data suplier beserta item yang dikelolanya yang digunakan bersama dalam sebuah perusahaan yang menyelenggarakan rantai pasok (supply chain).
3. Hubungan/keterkaitan utama dan teknologi otomatisasi. Teknologi-teknologi ini termasuk perangkat lunak yang dikenal sebagai “middleware” yang memungkinkan integrasi berbagai aplikasi dan akses ke data bersama, dan paket perangkat lunak utama lainnya seperti sistem ERP (yaitu teknologi otomatisasi). Teknologi kunci juga termasuk portal yang menyediakan standar akses ke beragam sistem dan data, atau antarmuka pelanggan yang membedakan sebuah perusahaan dengan pesaingnya. Antarmuka elektronik kepada kelompok pemangku kepentingan (karyawan, pelanggan, rekanan, dan suplier) juga dapat muncul dalam core diagram ini.
4. Pelanggan-pelanggan yang penting/utama. Bagian ini memperlihatkan sekelompok pelanggan utama yang dijadikan landasan dasar untuk pengambilan strategi perusahaan.
Tiap-tiap elemen pokok di atas bersifat spesifik untuk tiap perusahaan atau enterprise, tergantung pada Operating Modelnya. Dengan demikian, kita dapat melihat kemiripan dalam core diagram satu perusahaan yang memiliki operating model yang mirip.
C. Pendekatan Arsitektur Enterprise untuk menjelaskan Operating Model
Di bawah ini disajikan beberapa karakteristik yang dimiliki oleh arsitektur enterprise untuk keempat operating model di atas.
D. Arsitektur Enterprise untuk Model Koordinasi
Model koordinasi menyediakan layanan terpadu (integrated service) untuk tiap kelompok pelanggan utama. Keterpaduan tersebut dihasilkan dari berbagi data penting yang digunakan bersama oleh unit-unit bisnis untuk menyajikan satu antarmuka terhadap pelanggan. Model Koordinasi memperbolehkan perusahaan untuk mengintegrasikan sejumlah produk atau proses yang tidak terhitung (karena banyaknya jangkauan jenis produk) tanpa memaksakan standarisasi.
Diagram inti arsitektur enterprise untuk Model Koordinasi (Gambar 2) menempatkan titik perhatian pada upaya integrasi beragam proses bisnis dalam perusahaan dan, tentu saja, fokus pada data bersama (shared data). Sering kali pula, diagram inti juga akan menyoroti teknologi yang penting yang menggambarkan bagaimana para stakeholder bisa mengakses data-data tersebut. Karena sebagian besar proses pada Model ini bersifat unik, maka menjadi kurang penting untuk menampilkannya pada diagram inti model. Namun, ada kalanya sangat bermanfaat untuk mencantumkan satu atau beberapa proses penting yang perlu untuk dilakukan koordinasi.
Desain diagram inti model dimulai dengan pelanggan-pelanggan utama yang datanya dapat digunakan bersama-sama antar unit-unit bisnis. Selanjutnya, subset data perusahaan yang berkaitan dengan pelanggan dibagi dan digunakan bersama antar unit-unit bisnis untuk melayani pelanggan utama tersebut. Kemudian, semua teknologi yang penting terhadap integrasi data diidentifikasi. Di sini yang penting bukanlah teknologinya, melainkan adanya visi bersama dari manager bisnis dan IT tentang pentingnya integrasi data. Akhirnya, pertimbangkan perlu tidaknya menyertakan elemen proses bisnis.
Gambar 2. Model Operasi Koordinasi
E. Arsitektur Enterprise untuk Model Unifikasi
Dalam model operasi Unifikasi, standarisasi dan integrasi proses bisnis diperlukan untuk melayani berbagai jenis customer untuk tiap unit-unit bisnis. Teknologi digunakan baik sebagai penghubung maupun untuk otomatisasi proses.
Langkah yang bisa dilakukan dalam menyusun arsitektur enterprise untuk model unifikasi adalah pertama-tama dengan menentukan proses inti yang harus dijalankan. Ada tiga elemen yang diperlukan, yaitu dimulai dari identifikasi pelanggan atau pasar yang harus dilayaninya, membuat daftar proses kunci untuk distandarkan dan di-integrasikan, kemudian membagi data untuk dipergunakan bersama antar unit bisnis untuk menuju proses terintegrasi yang lebih baik dan untuk menjamin layanan kapada pelanggan.
Setelah didefinisikan proses intinya, langkah desain diarahkan pada bagaimana hasil atau outcome-nya. Pada langkah ini digambarkan proses-proses yang dilakukan dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan dengan melibatkan data, teknologi dan proses-proses bisnis yang mendukungnya. Secara umum gambar diagram inti disajikan di bawah ini.
Gambar 3. Model Operasi Unifikasi
F. Arsitektur Enterprise untuk Model Diversifikasi
Model Diversifikasi merupakan kebalikan dari model Unifikasi di mana model Diversifikasi hanya membutuhkan integrasi dan standarisasi yang rendah. Tiap pekerjaan berjalan dengan saling lepas (tidak saling tergantung), walau sebenarnya ada kesempatan untuk berbagi layanan antar unit dalam perusahaan tersebut.
Proses berbagi terjadi hanya pada infrastruktur teknis saja. Sering kali, perusahaan-perusahan yang mengadopsi model Diversifikasi mengatur skala ekonominya melalui pemanfaatan teknologi bersama. Pemanfaatan teknologi secara bersama ini merupakan elemen penting dari diagram inti arsitektur enterprise. Pemanfaatan bersama dari teknologi dan layanan pada Diversifikasi biasanya menyertakan pusat data, jaringan telekomunikasi, pengembangan dan pemeliharaan sistem, negosiasi vendor yang terpusat dan help desk.
Desain diagram inti Model Diversifikasi (Gambar 4) dimulai dengan teknologi yang bisa dimanfaatkan bersama-sama dalam mendukung skala ekonominya, standarisasi atau kepentingan lainnya. Penggabungan elemen-elemen penting lainnya – jenis pelanggan kunci, proses-proses bisnis dan data – hanya dilakukan jika diperlukan. Misalnya, beberapa perusahaan dengan model Diversifikasi memerlukan proses dan data yang distandarisasi untuk pelaporan keuangan, manajemen resiko dan pemenuhan semua unit bisnisnya. Penyediaan antarmuka tunggal untuk pelanggan pada perusahaan Diversifikasi sangat jarang dilakukan.
G. Arsitektur Enterprise untuk Model Replikasi
Model Operasi Replikasi (Gambar 4) akan berhasil jika proses-proses penting distandarisasi secara keseluruhan dalam perusahaan dan didukung oleh teknologi yang terotomatisasi. Replikasi mengijinkan perluasan usaha dan skalabilitas bisnis yang cepat. Dengan mengidentifikasi kategori layanan utama, diagram arsitektur enterprise membantu manajemen memahami kemampuan yang ada dan berkesempatan membuat target baru.
Gambar 4. Model Operasonal Replikasi
Model Replikasi berkutat pada proses yang distandarisasi. Diagram inti arsitektur enterprise menunjukkan proses standar kunci dan teknologi penting yang memungkinkan proses-proses model Replikasi berjalan. Data jarang muncul dalam diagram inti karena perusahaan Replikasi tidak secara khusus berbagi data pada semua unit bisnis. Untuk meningkatkan skala ekonominya, perusahaan-perusahaan ini mengotomatisasikan proses-proses penting, yaitu dengan pembuatan modul-modul bisnis yang bisa dipergunakan kembali. Diagram inti juga biasanya menunjukkan teknologi yang dimanfaatkan bersama untuk menghubungkan proses-proses yang distrandarisasi tersebut.
Teknologi-teknologi untuk melakukan otomatisasi proses selanjutnya perlu diidentifikasi. Setelah itu, perlu dipertimbangkan teknologi apa, jika ada, yang bisa dimanfaatkan bersama antar unit bisnis untuk menghubungkan proses-proses yang distandarisasi tersebut. Biasanya ini tidak terlalu diperlukan pada model Replikasi untuk keperluan berbagi data atau mengenali pelanggan. Tiap unit bisnis membuat keputusan secara lokal.
Untuk menetapkan landasan bagi pelaksanaan strategi perusahaan di PT Kereta Api Indonesia (PT KAI), perlu dilakukan kajian singkat untuk menentukan operating model mana yang dapat mewakili operating model PT KAI. Dari operating model tersebut, selanjutnya dapat digambarkan diagram inti dari arsitektur enterprise PT KAI. Diagram ini selanjutnya berguna untuk merencanakan arsitektur PT KAI ke dapan. Bila melihat kepada keempat model di atas, PT KAI lebih cenderung untuk beroperasi di kuadran Unifikasi, dengan karakteristik sebagai berikut:
1. managemen terpusat dengan unit bisnis yang bersifat matriks (dengan adanya Managemen Daerah Operasi (DAOP) di bawah Direktorat Operasi, Managemen Telekomuniksi dan Sinyal di bawah Direktorat Teknik, dan sebagainya)
2. bisnis unit yang memiliki proses yang bertindih atau sama, seperti antar DAOP, antara Komunikasi dan Sinyal, dan sebagainya
3. desain proses yang terpusat
4. database terpusat
5. pengambilan keputusan tentang IT dilakukan terpusat
Setelah diketahui operating model-nya, selanjutnya adalah penentuan diagram inti dari arsitektur enterprisenya. Proses penentuan diagram inti untuk model ini meliputi pendefinisian pelanggan, penentuan proses kunci, dan penentuan data yang dapat dibagi antar unit bisnis dalam PT KAI.
H. Pelanggan dan Pasar Utama
Sampai hari ini, PT KAI adalah satu-satunya perusahaan yang memegang hak penyelenggaraan transportasi kereta api di Indonesia. Hak ini masih dipertahankan dengan pertimbangan bahwa transportasi kereta api adalah menyangkut hajat hidup orang banyak, sehingga berdasarkan UUD 1945, penyelenggaraannya dilakukan oleh negara. Untuk menjalankan tugasnya ini, negara menunjuk PT Kereta Api Indonesia sebagai operator layanan perkeretaapian.
Walaupun bersifat monopoli, PT KAI pun tidak dapat lepas dari adanya kompetisi. Bila melihat kepada Competitive Force Model dari Porter, tantangan kompetisi munculnya adalah dari 2 sisi, yaitu nilai tawar pelanggan (bargaining power of buyer) dan munculnya produk alternatif selain kereta api yang menawarkan layanan lebih baik dan lebih murah. Adapun konsep dan strategi yang dilakukan antara lain :
Pelayanan
• Produk Dekat Sedang Jauh
• Transportasi Manusia Utama
• Bisnis
• Ekonomi
• Transportasi Barang Ekonomi
Proses Bisnis Kunci yang Distandarisasi
• Ticketing
• Dispatching
• Traffic Control
• Pemeliharaan
Data Kunci yang Digunakan Bersama
• Data pelanggan
• Data penumpang
• Data gerbong
• Data lokomotif
• Data logistik kereta api.
I. Sekilas Tentang Aplikasi ERP
Kendala :
1. Ketatnya persaingan.
2. Margin keuntungan yang relatif tipis.
3. Proses bisnis dan sistem informasi belum terintegrasi.
4. Perubahan tren pasar sangat cepat.
Strategi:
1. Membangun proses bisnis terpadu dengan sistem ERP.
2. Mendayagunakan TI secara efektif.
3. Meningkatkan penjualan di pasar ritel.
4. Memasuki pasar elektronik dengan merek Visio.
Nilai Tambah Sistem ERP :
1. Mempermudah analisis dan pengambilan keputusan.
2. Membuat proses bisnis dan sistem informasi menjadi terpadu.
3. Meningkatkan kontrol dan mempermudah proses perencanaan.
4. Menurunkan inventori hingga 40%.
5. Memperbaiki tingkat layanan pelanggan (Herdiawan, 2006).
III. REFERENSI
Amin. D, 2007. Enterprise Resource Planning at http://www.erpweaver.com/index.php. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Arioseno, 2006. Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) at http://namche-jogja.blogspot.com/2007/10/namche-enterprise-resource-planning-erp.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Binus Corner Team, 2007. SAP sebagai ERP (Enterprise Resources Planning) at http://binuscorner.blogspot.com/2007/08/sap-sebagai-erp-enterprise-resources.html. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
CIO ITB, 2008. Implementasi Operating Model melalui Arsitektur Enterprise (Studi Kasus PT. KAI) at http://en.wikipedia.org/wiki/Operating_Model. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Datascript Advertorial Team, 2006. COLOP – Self Inking Stamp at http://portal.cbn.net.id/cbprtl/cybershopping/detail.aspx?x=Advertorial&y=cybershopping%7C0%7C0%7C2%7C39. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Harja, Y. D, 2006. Penerapan Teknologi ERP (Enterprise Resource Planning) at http://yudadh.wordpress.com/2006/12/25/penerapan-teknologi-erp-enterprise-resource-planning/html. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
Herdiawan. P, 2006. Penerapan Sistem ERP di PT. Zyrexindo Mandiri Buana at http://www.wartaekonomi.com/detail.asp?aid=7288&cid=24. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Hesti. T. P, 2007. Implementasi ERP: Antara Kebutuhan dan Keinginan at http://www.erpweaver.com/index.php. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Kembaren. L, 2007. Transparansi RNI dengan Teknologi Informasi at http://jurnalnasional.com/?med=koranharian&sec=PROFIT.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Kontinum Era Artha Distribution Team, 2005. The End to End Solution at http://www.kontinum.com/id/products.html. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Mahadwartha. P. A, 2006. Cost Efficiency at http://tufe.ubaya.ac.id/indonesia/news3.htm. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Mutiara. A. B, 2007. ERP : Openbravo at http://nustaffsite.gunadarma.ac.id/blog/amutiara/2007/04/01/erp-openbravo/. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Rachmanto. F, 2007. Genetika Pengusaha at http://fauzirachmanto.blogspot.com/2007_09_01_archive.html. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Rezkisari. I, 2007. ERP, Solusi Kemacetan Jakarta at http://library.pelangi.or.id/?pilih=arsip&topik=7&nid=2457. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Salim. M. B. A, 2007. ERP Sebagai Trend Sistem Informasi Dewasa at http://bayubangget.blogspot.com/2007_09_01_archive.html. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Sumarna. D. L, 2006. Pengembangan Model Pengukuran Sukses ERP dan Hubungan Kausalitas Antar Dimensinya (Studi Kasus : PT. Telkom) at http://digilib.itb.ac.id/index.php. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
Surahyo, 2007. Mau Tahu Sistem Informasi Saat Ini at http://surahyo.blogspot.com/2007/07/enterprise-information-system-eis.html. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
Syarwani. M, 2007. Survey ERP (Enterprise Resource Planning) at http://ipoms.web.id/j/index.phpoption=com_content&task=section&id=i&Itemid.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Tim Quantan, 2007. SQL Server Enterprise Edition/ Data Center Edition at http://quantan.wordpress.com/2007/10/. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Uchrowi. Z. 2007. Penerapan ERP dalam Konsep Electronic Road Pricing at http://jawabali.com/search/lalu+lintas+jakarta. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Utomo. W, 2007. Implementasi Sistem Oracle Business Intelligent (OBI) at http://jurnalnasional.com/?med=koranharian&sec=PROFIT.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Wibisono. Y, 2005. Implementasi ERP ; Tidak Sekedar Berat Tapi Juga Amat Melelahkan at http://geeks.netindonesia.net/blogs/yusuf.wibisono/archive/2005/08/02/.aspx. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Zainuddin, 2007. Efisiensi PLN Melaui Sistem Prabayar at http://jurnalnasional.com/?med=koranharian&sec=PROFIT&rbrk=&id+15056.htm. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Istilah ERP atau Enterprise Resource Planning sudah sangat dikenal di seluruh dunia. ERP adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai keuntungan dan kemudahan dalam penggunaannya. Namun di sisi lain ternyata ERP itu sendiri menghasilkan kendala yang harus dihadapi oleh perusahaan yang memakainya. ERP adalah suatu sistem yang disiapkan untuk perusahaan yang membutuhkan sistem yang luar biasa. Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pula permasalahan yang dihadapinya, khususnya permasalahan bisnis. Maka dari itu diperlukan informasi yang sangat banyak untuk menyelesaikan persoalan tersebut, baik informasi yang bersifat internal maupun eksternal perusahaan. Sebagai konsekuensi dari semua ini adalah dibutuhkannya suatu sistem yang mampu menjembatani antara kompleksitas bisnis dan teknologi informasi sebagi sarana penyedia informasi yang diperlukan oleh perusahaan (Utomo, 2007).
Perkembangan dunia bisnis yang semakin ketat mendorong banyak perusahaan untuk mengadopsi sistem ERP. Sejumlah penelitian membahas tentang adopsi dan implementasi ERP tetapi penelitian lebih lanjut mengenai sukses ERP perlu dilakukan seiring berkembangnya sistem informasi itu sendiri pada sepuluh tahun terakhir. Model sukses ERP mengetengahkan faktor-faktor yang penting dalam mencapai sukses implementasinya namun penelitian empiris mengenai faktor kualitas pelayanan sebagai faktor penting dalam model sukses ERP perlu dilakukan. Pentingnya faktor kualitas pelayanan muncul sejak tahun 1980 ketika perkembangan sistem informasi meliputi perkembangan provider pelayanan disamping provider sistem yang tidak dapat dipisahkan. Biaya implementasi ERP meliputi biaya sistem dan biaya pelayanan. Kualitas pelayanan memiliki karakteristik unik yang berdampak pada suksesnya implementasi sistem informasi. Pada penelitian ini, survey exploratory dan survey confirmatory menguji dimensi kualitas pelayanan sebagai dimensi tambahan disamping dimensi utama model sukses ERP yang meliputi kualitas sistem, kualitas informasi, dampak individual, dampak individu dan dampak organisasi (Sumarna, 2006).
Perkembangan ERP yang luar biasa dapat dilihat dari pertumbuhan pasar ERP yang luar biasa. Di tahun 1993 sebagai awal munculnya teknologi client server, 5 vendor penyedia ERP yaitu Oracle, SAP, D&B software, IMRS, dan Computron membukukan penghasilan sebesar 319 juta dollar. Lima tahun kemudian, di tahun 1998, 5 vendor yang sama memperoleh pendapatan sebesar 17.2 milyar dollar, dan kenaikan yang signifikan di tahun-tahun berikutnya. Selain itu ERP mampu mempengaruhi fungsi sistem informasi. Awalnya personal yang berkecimpung di bidang sistem informasi mempunyai tugas utama untuk perancangan, pengembangan, dan implementasi software. ERP sendiri dirancang dan dikembangkan oleh pihak luar perusahaan (outsourcing) (Kembaren, 2007).
Walaupun mempunyai fungsi dan lokasi yang berbeda, tetapi dengan adanya standarisasi proses dan data yang dihasilkan akan mengurangi konflik yang terjadi di dalam organisasi perusahaan, terlebih untuk yang berkaitan dengan pihak eksternal organisasi, misalnya proses pengadaan dengan supplier dan penjualan kepada customer. Dengan adanya standar dan data yang sama akan meningkatkan komunikasi dan kerjasama (Binus Corner, 2007).
Dengan mengintegrasikan semua proses menjadi sistem yang tunggal, semua informasi akan disimpan dalam format yang sama dalam database yang sama, sehingga semua akan mengakses data yang sama. Standar dan data tunggal ini akan mengurangi informasi yang asimetris. Implikasi yang terjadi adalah peningkatan kontrol terhadap pekerjaan. Bila suatu pekerjaan belum dikerjakan, maka pekerjaan yang lain tidak akan bisa dikerjakan karena menggunakan data yang sama. Implikasi yang lainnya adalah semakin meningkatkan akses informasi bagi siapa saja yang membutuhkan, terutama untuk proses pengambilan keputusan, baik pada level atas, menengah maupun bawah (Utomo, 2007).
Pada sistem informasi tradisional, banyak informasi yang harus dicetak dalam hardcopy untuk dikomunikasikan pada fungsi dan sub organisasi perusahaan yang berada pada lokasi yang lain. Selanjutnya di fungsi dan lokasi yang berbeda, informasi tersebut perlu untuk diinput ulang. Hal ini selain disebabkan oleh lokasi yang berbeda, juga karena sistem yang berbeda. ERP juga memberikan fasilitas untuk komunikasi dan kerjasama baik di dalam organisasi maupun dengan organisasi di luar perusahaan.
II. I S I
Betapa banyak perusahaan yang gagal bersaing dan jatuh, jalan tapi tertatih-tatih, tapi ada juga yang maju dan berkembang. Dan sepertinya semua perusahaan itu punya strategi untuk tumbuh. Namun mengapa hasilnya bisa berbeda? Apa yang membedakannya?
CISR MIT melakukan survey terhadap 103 perusahaan di Amerika Serikat tentang IT mereka dan bisnis proses mereka yang telah didukung oleh IT. 34% dari perusahaan itu telah melakukan digitalisasi bisnis proses mereka, dan mereka mendapatkan rata-rata keuntungan yang lebih besar dan time to market yang lebih cepat. 12% dari 103 perusahaan itu masih melakukan projek IT secara terkotak-kotak dan belum mengintegrasikan tujuan investasi teknologi mereka dengan tujuan bisnis. Sisanya yang 48% masih belum menemukan cara untuk meningkatkan nilai bisnisnya dengan menggunakan IT. Mereka yang 34% di atas dapat tumbuh dan berkembang lebih baik karena mereka memiliki landasan yang cukup untuk menjalankan strategi perusahaannya.
Untuk membangun landasan tersebut, diperlukan tiga disiplin pokok, yaitu Operating Model, Arsitektur Enterprise, dan IT Engagement Model. Operating Model menggambarkan bagaimana sebuah organisasi beroperasi, baik pada domain bisnis maupun domain teknologi, dan didefinisikan sebagai satu level keterintegrasian dan kestandaran proses bisnis yang dibutuhkan dalam menyajikan produk barang dan jasa kepada pelanggan. Arsitektur Enterprise adalah pengorganisasian logis untuk proses bisnis dan infrastruktur TI terkait dengan kebutuhan integrasi dan standarisasi dari sebuah Operating Model perusahaan. IT Engagement Model adalah system dan mekanisme pengelolaan IT yang menjamin bisnis dan proyek IT mencapai tujuan perusahaan baik yang bersifat lokal maupun yang bersifat menyeluruh.
Tulisan ini bermaksud untuk mengulas bagaimana pendekatan Arsitektur Enterprise dapat membantu pendefinisan Operating Model di sebuah perusahaan sehingga dapat tercapai satu landasan pelaksanaan strategi perusahaan yang kokok yang pada akhirnya akan membawa perusahaan kepada tujuan bisnisnya. Tulisan ini juga menyajikan studi kasus pendekatan ini pada PT Kereta Api Indonesia (CIO ITB, 2008).
A. Operating Model
Operating model adalah pada intinya menggambarkan bagaimana sebuah organisasi beroperasi baik pada domain bisnis maupun domain teknologi. Sebuah Operating Model menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan berkeinginan untuk tumbuh dan berkembang. Operating Model ini dapat mendorong terbentuknya landasan pelaksanaan strategi perusahaan yang lebih baik dengan cara menyajikan pandangan yang lebih stabil dan dapat dilaksanakan (actionable) tentang perusahaan.
Pemilihan Operating Model adalah satu keputusan kritis untuk sebuah perusahaan. Ini adalah langkah awal dalam membangun landasan pelaksanaan strategi perusahaan. Operating Model memungkinkan implementasi yang segera dari beragam inisiatif strategis. Namun, operating model yang sama mungkin akan gagal untuk mendukung sebuah inisiatif strategis yang tidak sesuai dengan asumsi di mana operating model tersebut dibangun. Dengan demikian, operating model adalah satu pilihan tentang strategi mana saja yang dapat didukungnya.
Gambar 1. Bagan Operating Model
Pemilihan ini akan berdampak pada bagaimana perusahaan akan mengimplementasikan proses bisnis dan IT infrastrukturnya. Perusahaan yang tidak memiliki operating model yang jelas memiliki kemampuan adaptasi yang rendah terhadap kebutuhan strategis baru. Sebaliknya, setiap inisiatif strategis baru membutuhkan satu upaya efektif untuk perusahaan dalam mendefinisikan kembali kemampuan kuncinya.
Operating Model memiliki dua dimensi yaitu standarisasi binsis proses dan integrasi bisnis proses. Standarisasi menggambarkan secara tepat bagaimana sebuah proses akan dilaksanakan menyangkut siapa yang melaksanakannya atau di mana proses tersebut dikejakan. Standarisasi – yang berarti pengurangan variabilitas proses – akan berakibat kepada peningkatan keluaran dan efisiensi. Walaupun demikian, standarisasi membatasi adanya inovasi. Sementara itu, integrasi berkaitan dengan upaya menghubungkan unit-unit organisasi melalui data bersama (shared data). Berbagi data ini dapat dilakukan baik untuk proses yang melakukan transaksi dari ujung ke ujung maupun lintas proses yang memungkinkan perusahaan menyajikan satu antarmuka saja ke pelanggan. Keuntungan adanya integrasi ini meliputi efisiensi, koordinasi, transparansi, dan kelenturan terhadap perubahan.
Berdasarkan 2 dimensi di atas, selanjutnya Operating Model dibagi ke dalam 4 model dasar, yaitu:
1. Diversifikasi
2. Koordinasi
3. Replikasi
4. Unifikasi
Ada pun karakteristik masing-masing model adalah sebagai berikut:
1. Diversifikasi Standarisasi rendah dan integrasi rendah
1. Hanya sedikit saja pelanggan atau suplier yang dilayani bersama
2. Transaksi independen
3. Bisnis unit yang beroprasi secara unik
4. Pengelolaan bisnis yang autonomous (dengan mesin)
5. Unit bisnis mengendalikan desain proses bisnis
6. Sedikit sekali standard data antar unit bisnis
7. Sebagian besar keputusan IT diambil di level unit bisnis.
2. Koordinasi Standarisasi rendah dan integrasi tinggi
1. Pelanggan, suplier, atau produk bersama
2. Berimplikasi terhadap transaksi unit bisnis lain
3. Unit bisnis atau fungsi yang beroperasi secara unik
4. Pengelolaan bisnis yang autonomous
5. Unit bisnis mengendalikan desain proses bisnis
6. Berbagi data pelanggan, suplier, dan produk
7. Proses konsensus dalam pengembangan infrastruktur IT, namun keputusan pengembangan aplikasi dilakukan di unit bisnis
3. Replikasi Standarisasi tinggi dan integrasi rendah
1. Sedikit sekali pelanggan bersama
2. Transaksi bersifat independen dan dikumpulkan pada level yang lebih tinggi
3. Unit bisnis beroperasi sejenis
4. Business leader
5. Kontrol terpusat atas desain bisnis proses
6. Definisi data distandarisasi namun data dimiliki secara lokal
7. Pengelolaan IT dilakukan secara terpusat
4. Unifikasi Standarisasi tinggi dan integrasi tinggi
1. Pelanggan dan suplier dapat bersifat lokal maupun global
2. Proses bisnis terintegrasi
3. Unit bisnis yang sejenis dan sebagian overlap
4. Manajemen terpusat dan lebih sering membentuk organisasi matriks
5. Proses standarisasi bersifat high level
6. Database terpusat
7. Keputusan IT dilakukan terpusat
B. Arsitektur Enterprise
Arsitektur enterprise adalah pengorganisasian logis untuk proses bisnis dan infrastruktur TI terkait dengan kebutuhan integrasi dan standarisasi dari sebuah Operating Model perusahaan. Elemen pokok pada arsitektur enterprise berbeda-beda, tergantung pada Operating Model yang digunakan. Kunci untuk mencapai aristektur enterprise yang efektif adalah dengan mengidentifikasikan proses, data, teknologi dan antarmuka dengan pelanggan sehingga Operating Model dapat menjadi kenyataan dan bukan sekedar visi.
Arsitektur enterprise berkaitan dengan bagaimana komunikasi dibuat atau dibangun dari proses bisnis tingkat tinggi dan dari kebutuhan IT suatu Operating Model perusahaan. Biasanya, arsitektur enterprise direpresentasikan dalam bentuk prinsip-prinsip, kebijakan-kebijakan dan pilihan teknologi yang kemudian semuanya dituangkan dalam sebuah gambar berbentuk diagram yang dapat mewakili ketiga komponen (proses, data, dan teknologi). Diagram ini disebut sebagai core diagram (diagram inti).
Core diagram berisi gambaran unit-unit bisnis beserta proses transaksi dan keterkaitan antar unit dalam menjalankan proses bisnisnya. Diagram ini berfungsi seperti sebuah blueprint pada gambar arsitektur bangunan sebagai dasar arsitektur bisnis perusahaan atau enterprise. Core diagram menyediakan wadah bagi para manajer untuk membangun dan mengembangkan arsitektur enterprise.
Secara umum, ada empat elemen dalam diagram inti arsitektur enterprise, yaitu:
1. Proses bisnis inti. Kelompok kecil proses bisnis ini menyatakan sekelompok kemampuan tetap yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan operating model dan menjawab tantangan pasar.
2. Data bersama untuk mendorong proses inti. Data ini bisa berupa file pelanggan yang digunakan bersama di di seluruh lini produk dari institusi layanan keuangan atau data suplier beserta item yang dikelolanya yang digunakan bersama dalam sebuah perusahaan yang menyelenggarakan rantai pasok (supply chain).
3. Hubungan/keterkaitan utama dan teknologi otomatisasi. Teknologi-teknologi ini termasuk perangkat lunak yang dikenal sebagai “middleware” yang memungkinkan integrasi berbagai aplikasi dan akses ke data bersama, dan paket perangkat lunak utama lainnya seperti sistem ERP (yaitu teknologi otomatisasi). Teknologi kunci juga termasuk portal yang menyediakan standar akses ke beragam sistem dan data, atau antarmuka pelanggan yang membedakan sebuah perusahaan dengan pesaingnya. Antarmuka elektronik kepada kelompok pemangku kepentingan (karyawan, pelanggan, rekanan, dan suplier) juga dapat muncul dalam core diagram ini.
4. Pelanggan-pelanggan yang penting/utama. Bagian ini memperlihatkan sekelompok pelanggan utama yang dijadikan landasan dasar untuk pengambilan strategi perusahaan.
Tiap-tiap elemen pokok di atas bersifat spesifik untuk tiap perusahaan atau enterprise, tergantung pada Operating Modelnya. Dengan demikian, kita dapat melihat kemiripan dalam core diagram satu perusahaan yang memiliki operating model yang mirip.
C. Pendekatan Arsitektur Enterprise untuk menjelaskan Operating Model
Di bawah ini disajikan beberapa karakteristik yang dimiliki oleh arsitektur enterprise untuk keempat operating model di atas.
D. Arsitektur Enterprise untuk Model Koordinasi
Model koordinasi menyediakan layanan terpadu (integrated service) untuk tiap kelompok pelanggan utama. Keterpaduan tersebut dihasilkan dari berbagi data penting yang digunakan bersama oleh unit-unit bisnis untuk menyajikan satu antarmuka terhadap pelanggan. Model Koordinasi memperbolehkan perusahaan untuk mengintegrasikan sejumlah produk atau proses yang tidak terhitung (karena banyaknya jangkauan jenis produk) tanpa memaksakan standarisasi.
Diagram inti arsitektur enterprise untuk Model Koordinasi (Gambar 2) menempatkan titik perhatian pada upaya integrasi beragam proses bisnis dalam perusahaan dan, tentu saja, fokus pada data bersama (shared data). Sering kali pula, diagram inti juga akan menyoroti teknologi yang penting yang menggambarkan bagaimana para stakeholder bisa mengakses data-data tersebut. Karena sebagian besar proses pada Model ini bersifat unik, maka menjadi kurang penting untuk menampilkannya pada diagram inti model. Namun, ada kalanya sangat bermanfaat untuk mencantumkan satu atau beberapa proses penting yang perlu untuk dilakukan koordinasi.
Desain diagram inti model dimulai dengan pelanggan-pelanggan utama yang datanya dapat digunakan bersama-sama antar unit-unit bisnis. Selanjutnya, subset data perusahaan yang berkaitan dengan pelanggan dibagi dan digunakan bersama antar unit-unit bisnis untuk melayani pelanggan utama tersebut. Kemudian, semua teknologi yang penting terhadap integrasi data diidentifikasi. Di sini yang penting bukanlah teknologinya, melainkan adanya visi bersama dari manager bisnis dan IT tentang pentingnya integrasi data. Akhirnya, pertimbangkan perlu tidaknya menyertakan elemen proses bisnis.
Gambar 2. Model Operasi Koordinasi
E. Arsitektur Enterprise untuk Model Unifikasi
Dalam model operasi Unifikasi, standarisasi dan integrasi proses bisnis diperlukan untuk melayani berbagai jenis customer untuk tiap unit-unit bisnis. Teknologi digunakan baik sebagai penghubung maupun untuk otomatisasi proses.
Langkah yang bisa dilakukan dalam menyusun arsitektur enterprise untuk model unifikasi adalah pertama-tama dengan menentukan proses inti yang harus dijalankan. Ada tiga elemen yang diperlukan, yaitu dimulai dari identifikasi pelanggan atau pasar yang harus dilayaninya, membuat daftar proses kunci untuk distandarkan dan di-integrasikan, kemudian membagi data untuk dipergunakan bersama antar unit bisnis untuk menuju proses terintegrasi yang lebih baik dan untuk menjamin layanan kapada pelanggan.
Setelah didefinisikan proses intinya, langkah desain diarahkan pada bagaimana hasil atau outcome-nya. Pada langkah ini digambarkan proses-proses yang dilakukan dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan dengan melibatkan data, teknologi dan proses-proses bisnis yang mendukungnya. Secara umum gambar diagram inti disajikan di bawah ini.
Gambar 3. Model Operasi Unifikasi
F. Arsitektur Enterprise untuk Model Diversifikasi
Model Diversifikasi merupakan kebalikan dari model Unifikasi di mana model Diversifikasi hanya membutuhkan integrasi dan standarisasi yang rendah. Tiap pekerjaan berjalan dengan saling lepas (tidak saling tergantung), walau sebenarnya ada kesempatan untuk berbagi layanan antar unit dalam perusahaan tersebut.
Proses berbagi terjadi hanya pada infrastruktur teknis saja. Sering kali, perusahaan-perusahan yang mengadopsi model Diversifikasi mengatur skala ekonominya melalui pemanfaatan teknologi bersama. Pemanfaatan teknologi secara bersama ini merupakan elemen penting dari diagram inti arsitektur enterprise. Pemanfaatan bersama dari teknologi dan layanan pada Diversifikasi biasanya menyertakan pusat data, jaringan telekomunikasi, pengembangan dan pemeliharaan sistem, negosiasi vendor yang terpusat dan help desk.
Desain diagram inti Model Diversifikasi (Gambar 4) dimulai dengan teknologi yang bisa dimanfaatkan bersama-sama dalam mendukung skala ekonominya, standarisasi atau kepentingan lainnya. Penggabungan elemen-elemen penting lainnya – jenis pelanggan kunci, proses-proses bisnis dan data – hanya dilakukan jika diperlukan. Misalnya, beberapa perusahaan dengan model Diversifikasi memerlukan proses dan data yang distandarisasi untuk pelaporan keuangan, manajemen resiko dan pemenuhan semua unit bisnisnya. Penyediaan antarmuka tunggal untuk pelanggan pada perusahaan Diversifikasi sangat jarang dilakukan.
G. Arsitektur Enterprise untuk Model Replikasi
Model Operasi Replikasi (Gambar 4) akan berhasil jika proses-proses penting distandarisasi secara keseluruhan dalam perusahaan dan didukung oleh teknologi yang terotomatisasi. Replikasi mengijinkan perluasan usaha dan skalabilitas bisnis yang cepat. Dengan mengidentifikasi kategori layanan utama, diagram arsitektur enterprise membantu manajemen memahami kemampuan yang ada dan berkesempatan membuat target baru.
Gambar 4. Model Operasonal Replikasi
Model Replikasi berkutat pada proses yang distandarisasi. Diagram inti arsitektur enterprise menunjukkan proses standar kunci dan teknologi penting yang memungkinkan proses-proses model Replikasi berjalan. Data jarang muncul dalam diagram inti karena perusahaan Replikasi tidak secara khusus berbagi data pada semua unit bisnis. Untuk meningkatkan skala ekonominya, perusahaan-perusahaan ini mengotomatisasikan proses-proses penting, yaitu dengan pembuatan modul-modul bisnis yang bisa dipergunakan kembali. Diagram inti juga biasanya menunjukkan teknologi yang dimanfaatkan bersama untuk menghubungkan proses-proses yang distrandarisasi tersebut.
Teknologi-teknologi untuk melakukan otomatisasi proses selanjutnya perlu diidentifikasi. Setelah itu, perlu dipertimbangkan teknologi apa, jika ada, yang bisa dimanfaatkan bersama antar unit bisnis untuk menghubungkan proses-proses yang distandarisasi tersebut. Biasanya ini tidak terlalu diperlukan pada model Replikasi untuk keperluan berbagi data atau mengenali pelanggan. Tiap unit bisnis membuat keputusan secara lokal.
Untuk menetapkan landasan bagi pelaksanaan strategi perusahaan di PT Kereta Api Indonesia (PT KAI), perlu dilakukan kajian singkat untuk menentukan operating model mana yang dapat mewakili operating model PT KAI. Dari operating model tersebut, selanjutnya dapat digambarkan diagram inti dari arsitektur enterprise PT KAI. Diagram ini selanjutnya berguna untuk merencanakan arsitektur PT KAI ke dapan. Bila melihat kepada keempat model di atas, PT KAI lebih cenderung untuk beroperasi di kuadran Unifikasi, dengan karakteristik sebagai berikut:
1. managemen terpusat dengan unit bisnis yang bersifat matriks (dengan adanya Managemen Daerah Operasi (DAOP) di bawah Direktorat Operasi, Managemen Telekomuniksi dan Sinyal di bawah Direktorat Teknik, dan sebagainya)
2. bisnis unit yang memiliki proses yang bertindih atau sama, seperti antar DAOP, antara Komunikasi dan Sinyal, dan sebagainya
3. desain proses yang terpusat
4. database terpusat
5. pengambilan keputusan tentang IT dilakukan terpusat
Setelah diketahui operating model-nya, selanjutnya adalah penentuan diagram inti dari arsitektur enterprisenya. Proses penentuan diagram inti untuk model ini meliputi pendefinisian pelanggan, penentuan proses kunci, dan penentuan data yang dapat dibagi antar unit bisnis dalam PT KAI.
H. Pelanggan dan Pasar Utama
Sampai hari ini, PT KAI adalah satu-satunya perusahaan yang memegang hak penyelenggaraan transportasi kereta api di Indonesia. Hak ini masih dipertahankan dengan pertimbangan bahwa transportasi kereta api adalah menyangkut hajat hidup orang banyak, sehingga berdasarkan UUD 1945, penyelenggaraannya dilakukan oleh negara. Untuk menjalankan tugasnya ini, negara menunjuk PT Kereta Api Indonesia sebagai operator layanan perkeretaapian.
Walaupun bersifat monopoli, PT KAI pun tidak dapat lepas dari adanya kompetisi. Bila melihat kepada Competitive Force Model dari Porter, tantangan kompetisi munculnya adalah dari 2 sisi, yaitu nilai tawar pelanggan (bargaining power of buyer) dan munculnya produk alternatif selain kereta api yang menawarkan layanan lebih baik dan lebih murah. Adapun konsep dan strategi yang dilakukan antara lain :
Pelayanan
• Produk Dekat Sedang Jauh
• Transportasi Manusia Utama
• Bisnis
• Ekonomi
• Transportasi Barang Ekonomi
Proses Bisnis Kunci yang Distandarisasi
• Ticketing
• Dispatching
• Traffic Control
• Pemeliharaan
Data Kunci yang Digunakan Bersama
• Data pelanggan
• Data penumpang
• Data gerbong
• Data lokomotif
• Data logistik kereta api.
I. Sekilas Tentang Aplikasi ERP
Kendala :
1. Ketatnya persaingan.
2. Margin keuntungan yang relatif tipis.
3. Proses bisnis dan sistem informasi belum terintegrasi.
4. Perubahan tren pasar sangat cepat.
Strategi:
1. Membangun proses bisnis terpadu dengan sistem ERP.
2. Mendayagunakan TI secara efektif.
3. Meningkatkan penjualan di pasar ritel.
4. Memasuki pasar elektronik dengan merek Visio.
Nilai Tambah Sistem ERP :
1. Mempermudah analisis dan pengambilan keputusan.
2. Membuat proses bisnis dan sistem informasi menjadi terpadu.
3. Meningkatkan kontrol dan mempermudah proses perencanaan.
4. Menurunkan inventori hingga 40%.
5. Memperbaiki tingkat layanan pelanggan (Herdiawan, 2006).
III. REFERENSI
Amin. D, 2007. Enterprise Resource Planning at http://www.erpweaver.com/index.php. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Arioseno, 2006. Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) at http://namche-jogja.blogspot.com/2007/10/namche-enterprise-resource-planning-erp.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Binus Corner Team, 2007. SAP sebagai ERP (Enterprise Resources Planning) at http://binuscorner.blogspot.com/2007/08/sap-sebagai-erp-enterprise-resources.html. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
CIO ITB, 2008. Implementasi Operating Model melalui Arsitektur Enterprise (Studi Kasus PT. KAI) at http://en.wikipedia.org/wiki/Operating_Model. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Datascript Advertorial Team, 2006. COLOP – Self Inking Stamp at http://portal.cbn.net.id/cbprtl/cybershopping/detail.aspx?x=Advertorial&y=cybershopping%7C0%7C0%7C2%7C39. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Harja, Y. D, 2006. Penerapan Teknologi ERP (Enterprise Resource Planning) at http://yudadh.wordpress.com/2006/12/25/penerapan-teknologi-erp-enterprise-resource-planning/html. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
Herdiawan. P, 2006. Penerapan Sistem ERP di PT. Zyrexindo Mandiri Buana at http://www.wartaekonomi.com/detail.asp?aid=7288&cid=24. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Hesti. T. P, 2007. Implementasi ERP: Antara Kebutuhan dan Keinginan at http://www.erpweaver.com/index.php. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Kembaren. L, 2007. Transparansi RNI dengan Teknologi Informasi at http://jurnalnasional.com/?med=koranharian&sec=PROFIT.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Kontinum Era Artha Distribution Team, 2005. The End to End Solution at http://www.kontinum.com/id/products.html. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Mahadwartha. P. A, 2006. Cost Efficiency at http://tufe.ubaya.ac.id/indonesia/news3.htm. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Mutiara. A. B, 2007. ERP : Openbravo at http://nustaffsite.gunadarma.ac.id/blog/amutiara/2007/04/01/erp-openbravo/. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Rachmanto. F, 2007. Genetika Pengusaha at http://fauzirachmanto.blogspot.com/2007_09_01_archive.html. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Rezkisari. I, 2007. ERP, Solusi Kemacetan Jakarta at http://library.pelangi.or.id/?pilih=arsip&topik=7&nid=2457. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Salim. M. B. A, 2007. ERP Sebagai Trend Sistem Informasi Dewasa at http://bayubangget.blogspot.com/2007_09_01_archive.html. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Sumarna. D. L, 2006. Pengembangan Model Pengukuran Sukses ERP dan Hubungan Kausalitas Antar Dimensinya (Studi Kasus : PT. Telkom) at http://digilib.itb.ac.id/index.php. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
Surahyo, 2007. Mau Tahu Sistem Informasi Saat Ini at http://surahyo.blogspot.com/2007/07/enterprise-information-system-eis.html. Diakses tanggal : 20 Februari 2008.
Syarwani. M, 2007. Survey ERP (Enterprise Resource Planning) at http://ipoms.web.id/j/index.phpoption=com_content&task=section&id=i&Itemid.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Tim Quantan, 2007. SQL Server Enterprise Edition/ Data Center Edition at http://quantan.wordpress.com/2007/10/. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Uchrowi. Z. 2007. Penerapan ERP dalam Konsep Electronic Road Pricing at http://jawabali.com/search/lalu+lintas+jakarta. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Utomo. W, 2007. Implementasi Sistem Oracle Business Intelligent (OBI) at http://jurnalnasional.com/?med=koranharian&sec=PROFIT.html. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
Wibisono. Y, 2005. Implementasi ERP ; Tidak Sekedar Berat Tapi Juga Amat Melelahkan at http://geeks.netindonesia.net/blogs/yusuf.wibisono/archive/2005/08/02/.aspx. Diakses tanggal : 23 Februari 2008.
Zainuddin, 2007. Efisiensi PLN Melaui Sistem Prabayar at http://jurnalnasional.com/?med=koranharian&sec=PROFIT&rbrk=&id+15056.htm. Diakses tanggal : 21 Februari 2008.
HUBUNGAN BUSINESS INTELLIGENCE DENGAN ERP
HUBUNGAN BUSINESS INTELLIGENCE DENGAN ERP
PENDAHULUAN
Konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang terpisah-pisah (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).
Travis Anderegg mendifinisikan ERP sebaga beikut :
”ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consists of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design and development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resources, finance and accounting, and information services”.
Sementara Daniel O’Leary mendefinisikannya sebagai beikut :
”ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systPems will be assumed to have certain characteristics”.
Sebagai tambahan, pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut:• Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.• Teknik komunikasi.• Sinkronisasi operasi bisnis.• Koordinasi operasi bisnis.
Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini:
• Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan
• Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis
• Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan
• Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja• Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
• Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
• Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional
• Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:
• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
• ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.
Keuntungan menggunakan sistem ERP sering kali sulit untuk mengukur secara kuantitatif, karena 1). kadang-kadang ERP meningkatkan pendapatan dan mengurangi biayam namun secara tidak kelihatan sehingga sulit untuk diukur, dan 2) kadang-kadang perubahan dan keuntungan terjadi dalam jangka waktu yang cukup lama.
Yang perlu diperhatikan adalah bahwa tidak selalu aktivitas “perampingan” proses tersebut berdampak pada pemutusan hubungan kerja. Karena, di beberapa perusahaan salah satu alasan untuk menerapkan konsep ERP adalah untuk melakukan empowerement terhadap manajemen dan karyawannya. Artinya, yang bersangkutan tidak perlu lagi membuang banyak waktu untuk melakukan proses-proses yang bersifat administratif (non value added activities), melainkan dapat lebih banyak meluangkan waktunya untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, seperti: bagaimana mengembangkan perusahaan, bagaimana mencari sumber-sumber pendapatan baru, bagaimana mencari pelanggan lebih banyak, bagaimana menjalin hubungan lebih baik dengan mitra bisnis, dan lain sebagainya.
HUBUNGAN BUSINESS INTELLEGENCE DENGAN ERP
Pada awalnya ERP dikembangkan untuk kepentingan internal perusahaan, dengan makin maraknya penggunaan internet, ERP juga bisa dimanfaatkan untuk kepentingan business partner dan client. Sistem ERP dewasa ini (perkembangannya setelah sekitar satu dekade) terus mengalami perbaikan. Peningkatan kemampuan integrasi dan interaksi antar sistem telah membuat ERP lebih serius dipertimbangkan untuk fungsi-fungsi internal control system maupun kolaborasi dengan external customer/supplier/partner. Lebih jauh, manajemen senior di banyak perusahaan mulai menggunakan struktur dan konsep integrasi di dalam ERP untuk mentransformasi organisasi mereka.
Dalam era bisnis modern, hubungan antar perusahaan menjadi semakin dipengaruhi oleh kemampuan untuk berinteraksi dalam jaringan supply-chain global. Ini tentunya membutuhkan sistem ERP yang mampu mendukung proses komunikasi dua-arah yang modern. Harga produk yang rendah dan kualitas tinggi (katanya) tidak lagi dianggap sebagai suatu diferensiator. Sebaliknya, kecepatan, akurasi, fleksibilitas, dan efisiensi makin menjadi dasar dari kompetisi di banyak industri.
Sebagian besar masyarakat bisnis masih meyakini teori Manajemen Strategik populer dari Begawan Michael Porter sebagai salah satu teori yang masih relevan saat ini. Porter yakin bahwa untuk mampu memenangkan persaingan, suatu perusahaan harus memiliki minimal satu dari 3 strategi generik: Menjadi Cost-leader, Melakukan diferensiasi, dan Fokus mengincar Ceruk-pasar tertentu (niche). Sebelum adanya TI, barangkali teori "pilih satu" ini masih dapat dianggap benar. Karena kenyataannya, kadang-kadang TI malah dapat membantu perusahaan melakukan ketiga-tiganya sekaligus. Dell.com dan Amazon.com misalnya, sembari memangkas proses bisnis menjadi sangat efisien, juga membuat biaya operasinya juga menjadi murah. Demikian pula diferensiasinya sangat menawan. Pelayanan belanja via Amazon sangatlah individualized, customer-oriented, sarat informasi berharga sebagai panduan membeli, lengkap informasinya, dan harganya lebih murah. Bagi sebagian perusahaan, TI merupakan diferensiasi penting, tapi perlu diingat pula bahwa diferensiasi amat terkait dengan keunikan. Dengan kata lain, apabila diferensiasi Anda dengan mudah ditiru pesaing Anda, maka hilanglah diferensiasi Anda tersebut karena menjadi tidak unik lagi. Contoh termudah adalah pemberian fasilitas e-mail yang tadinya menjadi killer-apps dan diferensiasi, tetapi karena mudah ditiru maka menjadi tidak unik lagi karena semua situs dotcom mulai menawarkan fasilitas e-mail gratis. Menurut Nick J. Carr dalam atikelnya yang berjudul *"IT Doesn't Matter"* di Harvard Business Review sempat menimbulkan polemik berkepanjangan. Tak urung banyak praktisi maupun pengamat TI seperti *John Hagel, Paul Strassman, Warren McFarlan *turut berdebat. Lewat tulisan ini, Nick berujar bahwa sebenarnya saat ini TI bukan lagi suatu diferensiasi yang memberi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Ia melihat TI telah menjadi komoditas dan bukan merupakan diferensiasi lagi. TI tak ubahnya adalah seperti perangkat infrastruktur lain seperti listrik ataupun rel kereta api. Lebih lanjut Nick juga menyarankan agar perusahaan lebih baik menjadi follower dan menghindari inovasi dengan memaksakan diri menjadi leader berinvestasi dengan TI. Belakangan ini, investasi TI kian dirasakan makin tinggi biayanya untuk aplikasi-aplikasiyang canggih, misalnya SCM, ERP, Business Intelligence, CRM, dst. Bagi sebagian perusahaan implementor, hasil yang diperoleh tak kunjung memuaskan. Dalam berbagai survei, angka 70% malah diterima sebagai kompromi atas kegagalan yang telah diterima bersama dalam berbagai proyek TI. Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan. Meta Group menyatakan 55% - 75% proyek CRM gagal. CRM Forum menyatakan lebih dari 50% proyek CRM di US serta lebih dari 85% di Eropa dianggap gagal. Walaupun demikian, survei dari Morgan Stanley terhadap 225 CIO di tahun 2002 menunjukkan bahwa 80% dari mereka tetap merencanakan proyek TI baru dan banyak yang memprioritaskan CRM. Harga aplikasi-aplikasi tersebut cukup tinggi karena bukan merupakan aplikasi komputer biasa, melainkan telah melibatkan dan menyelaraskan proses bisnis kompleks dari fungsi-fungsi bisnis holistik dalam perusahaan. Di sini peran TI bukan hanya untuk support dan otomatisasi saja, tetapi telah menjadi Business Enabler. Vendor dan konsultan aplikasi TI sendiri, terkadang dalam menjual aplikasinya seolah-olah merupakan solusi sempurna untuk semua masalah perusahaan. Padahal, kesuksesan aplikasi bersifat enabler justru sangatlah bergantung pula terhadap willingness dan peran serta perusahaan tersebut untuk berubah. Tak jarang aplikasi mahal tidak dapat digunakan karena pengguna tidak siap berubah.
Sementara itu, secara perhitungan finansial, dengan semakin tingginya investasi TI maka dengan sendirinya TI harus mampu menciptakan value yang tinggi setelah implementasi dalam waktu yang singkat, sesuai dengan prinsip ROI. Bila kini mulai banyak diperbincangkan hubungan antara besarnya investasi TI dengan value yang dihasilkannya, tentunya hal ini sangatlah masuk akal. Tekanan ekonomi global serta finansial perusahaan menyebabkan biaya belanja TI haruslah terkontrol secara efisien. Inovasi TI diharapkan bisa memastikan bahwa jasa dan infrastruktur masih mampu bertahan dan pulih jika sampai terjadi kegagalan akibat kesalahan sistem. "Ini untuk memastikan dampak bisnis paling minimum jika terjadi gangguan terhadap sistem TI," ungkap Andy. Untuk itulah perusahaan memiliki fungsi riset guna meninjau nilai efisiensi TI, lengkap beserta perbandingan hasil yang diperoleh dengan target yang ingin dicapai melalui penerapan TI.
Namun, efisiensi ini dirasa belum cukup. Perusahaan yang memfokuskan diri pada pemasaran dan layanan kepada konsumen ini memandang diperlukannya meningkatkan loyalitas pelanggan kepada produk Olympic. Untuk itu perseroan membangun database konsumen yang sangat berguna untuk merancang program loyalitas konsumen. Selain itu, untuk memaksimalkan pengelolaan sumber daya, perseroan juga mengintegrasikan seluruh proses bisnisnya lewat penerapan sistem Enterprise Resources Planning (ERP). Dengan terintegrasinya seluruh sumber daya ini secara online, termasuk sistem informasinya, perseroan mampu menciptakan sinergi secara utuh.
Aplikasi sistem TI ini ternyata berhasil memberikan manfaat positif bagi bisnis perusahaan. Berkat integrasi ini, tim pemasaran Olympic kini dapat melihat informasi hasil penjualan dan data pelanggan secara online. Dari data ini mereka bisa melihat tren pasar yang tengah dan bakal terjadi, serta melakukan sejumlah antisipasi.
Ke depan, investasi sistem TI ini diharapkan bisa membuat perencanaan perusahaan menjadi lebih terarah serta pengambilan keputusan yang lebih tepat dan cepat. Sistem informasi yang terpadu akan memudahkan manajemen membuat perencanaan penjualan dan distribusi produk menjadi lebih tepat sasaran, meningkatkan profit, serta menekan inventori. Hal ini sesuai target perusahaan yang pada 2008 akan mengembangkan infrastruktur bisnis dan kanal distribusi lainnya.
Namun, hal itu bukan berarti tidak adanya kasus pemutusan hubungan kerja. Karena banyak sekali kasus penerapan ERP yang bersamaan dengan penerapan konsep manajemen perubahan (change management), semacam Business Process Reengineering (perubahan secara radikal untuk meningkatkan perbaikan kinerja usaha secara dramatis), yang salah satu konsekuensinya adalah perampingan jumlah karyawan.
Bisnis intelijen memegang peranan penting dalam menentukan kebijakan ataupun langkah strategis sebuah perusahan. Dalam rangka "survive" atau "penguasaan" pasar atau peningkatan laba, sering pula digambarkan bahwa teknik intelijen yang digunakan adalah "pencurian" informasi dari perusahaan pesaing. Cerita-cerita tentang bagaimana pentingnya operasi intelijen dari sebuah perusahaan yang berupaya membangkrutkan perusahaan saingannya dan kemudian mengakuisisinya sebenarnya agak jauh dari kenyataan. Dengan pengecualian "permainan" dalam dunia usaha energi (minyak bumi, gas alam, nuklir), teknologi informasi, bisnis peralatan militer, jasa keamanan, serta media massa, maka dunia bisnis lainnya cenderung untuk tidak melakukan operasi intelijen berupa operasi rahasia.
Apa yang dilakukan pada umumnya perusahaan-perusahaan besar di dunia adalah proses seleksi, koleksi, interpretasi, dan distribusi informasi terbuka yang bisa diakses publik namun memiliki nilai penting bagi perusahaan. Usaha-usaha tersebut bisa disingkat dengan istilah Competitive Intelligence -- CI. (lihat Richard Coombs, Competitive intelligence handbook. University Press of America, Bab I). Lebih jauh Richard Coombs memberikan contoh definisi lain bagi CI sbb: kutipan buku ini bisa dilihat sedikit pada combsinc.com.
Intelijen Bisnis adalah sebuah alternatif terminologi bagi Competitive Intelligence. Definisinya adalah kegiatan-kegiatan monitoring lingkungan eksternal sebuah perusahaan untuk mendapatkan informasi yang relevan bagi proses pembuatan kebijakan perusahaan tersebut.
Istilah lain CI adalah Competitor intelligence, yaitu proses analisa yang mentransformasikan keseluruhan competitor intelligence yang utuh menjadi pengetahuan strategis tentang kompetitor, posisi, performance, kapabilitas, dan niat/tujuan. Pengetahuan strategis tersebut harus relevan, akurat, dan bisa digunakan.
Competitive intelligence adalah sebuah cara berpikir (way of thinking).
CI menggunakan sumber-sumber informasi publik untuk mengetahui lokasi dan membangun informasi tentang persaingan dan pesaing-pesaing yang ada.
Competitor intelligence adalah informasi yang sangat spesifik dan tepat waktu tentang sebuah perusahaan.
Tujuan dari CI adalah bukan mencuri rahasia perusahaan kompetitor, rahasia pasar kompetitor ataupun properti rahasia lainnya. CI adalah sebuah teknik pengumpulan informasi secara sistematis, secara terbuka (legal) dalam jangkauan informasi yang begitu luas, yang ketika telah terseleksi dan disatupadukan serta dianalisa akan menyediakan sebuah pemahaman yang utuh tentang struktur perusahaan pesaing, budaya perusahaan, kebiasaan, kemampuan/kelebihan dan kelemahannya.
Berangkat dari definisi-definisi tersebut di atas, maka cukup jelas bahwa seorang analis dalam dunia Competitive Intelligence bisa jadi memiliki pengetahuan dan kemampuan yang relatif sama dengan Intelijen Analis (INTAN) dalam dunia intelijen sesungguhnya. Perbedaannya hanya terletak dalam sasaran, bahan keterangan, atau dengan kata lain isinya (content). Sebaliknya seorang INTAN yang telah lama berkecimpung dalam analisa intelijen, akan dengan mudah mengadaptasikan dirinya dalam dunia pekerjaan Competitive Intelligence. Sebenarnya memang demikianlah faktanya di dunia ekonomi liberal. Banyak mantan anggota intelijen dari lembaga bergengsi seperti yang terjun di dunia Competitive Intelligence. Minimal menjadi penasihat atau pengarah unit khusus dalam perusahaan yang biasanya berada di divisi riset dan pengembangan.
Competitive Intelligence adalah alternatif yang sangat menarik bagi kalangan intelijen aktif untuk mengaplikasikan pengetahuan di masa pensiun. Selain bisnis keamanan yang juga sering merekrut mantan-mantan anggota intelijen, maka dunia bisnis intelijen pun tidak ketinggalan.
Dalam prakteknya, tidaklah mudah membangun sebuah unit riset dan pengembangan dalam sebuah perusahaan untuk cepat tanggap dalam merespon kebutuhan perusahaan. Seringkali perusahaan kurang memperhatikan pemanfaatan unit riset dan pengembangan untuk hal-hal yang lebih strategis. Kebanyakan riset dan pengembangan hanya mengarah pada peningkatan mutu produksi, peningkatan kualitas SDM, dan kalkulasi pasar serta keuntungan yang mungkin diperoleh dalam satu periode. Dengan sedikit pengecualian riset dari kalangan marketing, maka kebanyakan riset yang dilakukan perusahaan kurang memperhatikan aspek taktis maupun strategis yang berpotensi membesarkan sebuah perusahaan.
Kita tentunya tidak bisa selalu berasumsi positif bahwa semua pemain ekonomi akan berlaku jujur dan patuh pada persaingan bebas yang sehat. Hal ini bis dibandingkan dengan dunia intelijen pemerintah yang tidak pernah bisa percaya 100% pada negara asing, maka dalam dunia bisnis-pun tidak ada bedanya. Bila dilihat dari sistem kerja maupun tujuannya untuk memberikan pertimbangan yang sangat penting bagi perusahaan, maka nyaris tidak ada bedanya dengan intelijen pemerintah. Perbedaan yang mendasar adalah bahwa CI harus tetap bekerja sesuai koridor hukum karena resiko yang ditanggung terlalu besar bila melangkah di luar hukum. Meski demikian, sudah menjadi hal wajar bila dalam kenyataan, pekerjaan CI sangat mirip dengan pekerjaan intelijen pemerintah.
Bisnis informasi memang bisnis yang sangat menarik, sehingga tidak mengherankan bila mereka yang terjun dalam dunia ini begitu bervariasi. Mulai dari petugas perpustakaan publik, legal atau corporate dan and analis pusat informasi sampai ke manajer personil, spesialis dalam data finansial, mereka yang berkecimpung dalam business-development, dan perencana strategis, sampai ke mantan anggota intelijen, pensiunan intelijen militer, pakar informasi dan kalangan akademisi.
Berikut ini beberapa contoh penerapan Business Intelligence dengan ERP ;
Pada 2004 PT Bentoel Prima mengintegrasikan proses bisnisnya end to end dengan menerapkan aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP). “Kami satu-satunya perusahaan rokok di Indonesia yang sukses menerapkan sistem ERP end to end,” ujar Nicolaas B. Tirtadinata, presdir Bentoel.
Setahun berikutnya, Bentoel menerapkan aplikasi Business Intelligence untuk memasok informasi kunci bagi para eksekutifnya. Masih di tahun yang sama, mereka membekali 1.000-an tenaga penjualnya dengan personal digital assistant (PDA) untuk membantu proses pengiriman data penjualan per hari. Data ini selanjutnya diolah ke dalam sistem ERP perusahaan.
Perangkat PDA ini bukan bertujuan agar para sales force Bentoel terlihat keren. Bukan. Mereka dibekali PDA agar bisa mengirim hasil penjualannya setiap saat. Data ini mempermudah eksekutif Bentoel memantau dinamika penjualan per hari. Bila perlu, mereka bisa menelusuri lebih mendetail lagi. Misalnya, penyebaran produk, penjualan per wilayah, dan waktu, hingga produktivitas para sales force per hari. “Setiap hari, sekitar pukul 19.00 kami sudah tahu hasil penjualan secara nasional,” ungkap Paul Ong, CIO Bentoel.
Penggunaan PDA sekaligus meningkatkan produktivitas tenaga penjual rata-rata satu jam per hari. Dengan 1.000 tenaga penjual, setiap bulan Bentoel berhasil mendapatkan tambahan produktivitas kerja 25.000 jam, atau setara dengan 125 tenaga penjual!
Manfaat TI lainnya adalah membantu menciptakan inovasi bisnis. Contohnya, menciptakan cara baru berinteraksi dengan pelanggan. Penggunaan PDA membantu perusahaan merespons kebutuhan pelanggan lebih cepat. Selain itu, menciptakan keunggulan kompetitif lewat proses bisnis yang menjadi lebih cepat dan efisien.
Bentoel memang memiliki roadmap pengembangan TI terpadu yang dievaluasi setahun sekali. Strategi TI-nya memiliki sejumlah tujuan, seperti menciptakan otomatisasi dan integrasi dari enterprise value chain, meningkatkan dan memelihara proses bisnis, serta menurunkan biaya proses. Likuiditas informasi ini pada akhirnya membantu para eksekutifnya membangun strategi bisnis lebih efektif. Mereka bisa cepat mengantisipasi terjadinya perubahan pasar.
Strategi TI Bentoel ini berfungsi mendukung strategi bisnisnya. Ketersediaan informasi yang mendetail dan aktual membantu manajemen mempertajam strategi penjualan dan pemasaran secara efektif. Hasilnya tak mengecewakan. Tahun lalu, contohnya, volume penjualan Bentoel mencapai 10,4 miliar batang, atau melonjak 56% dibanding 2005. Lonjakan ini mengakibatkan omzet Bentoel nyaris mencapai Rp3 triliun, naik 38% dibanding 2005. Padahal, sepanjang tahun lalu industri rokok justru mengalami kontraksi dengan volume penjualan anjlok 1,3%.
PT Wyeth Indonesia memanfaatkan sejumlah aplikasi TI guna menunjang strategi penjualan dan promosi. Untuk itu, mereka mesti memahami seluk-beluk pasarnya secara mendetail. Mereka memerlukan informasi tentang tren produk, pergeseran keinginan pasar, pangsa pasar, hingga penetrasi dan distribusi produk.
Wyeth bergerak di bidang farmasi, nutrisi, dan perawatan kesehatan tingkat dunia. Produknya dipasarkan di 100-an negara. Bisnis nutrisi merupakan salah satu divisi terbesar di perusahaan tersebut. Di Indonesia, Wyeth lebih terkenal sebagai produsen susu formula kelas menengah ke atas. Di segmen ini Wyeth menguasai 20%–23% pangsa pasar. Bisnis farmasi baru mereka garap Januari 2005. Jadi, sumber pendapatan Wyeth terbesar masih dari penjualan susu formula.
Wyeth setahun terakhir agresif memperbaiki mutu manajemen informasinya. Sejumlah sistem aplikasi mereka terapkan. Sistem aplikasi pemasaran, misalnya, diterapkan sejak 2005, dan dua tahun terakhir Wyeth menerapkan aplikasi Business Intelligence, Electronic Purchase Request, dan Customer Relationship Management (CRM). Selain itu, perseroan berhasil mengintegrasikan seluruh manajemen operasionalnya dengan sistem Enterprise Resources Planning (ERP) dari JD Edward.
Investasi TI Wyeth rupanya berhasil memperbaiki kualitas pelayanan. Respons terhadap kebutuhan pelanggan menjadi lebih cepat. Respons bagi konsumen, targetnya, tak lebih dari satu hari. Respons terhadap kebutuhan pemasok harus seketika. Dalam model bisnis terintegrasi, pelanggan bisa dari internal, seperti divisi atau bagian lain. Adanya database terpusat dan sistem manajemen informasi terpadu membantu terciptanya sinergi antardivisi.
Para eksekutif Wyeth memang menyadari pentingnya perencanaan TI. Mereka punya rencana pengembangan infrastruktur TI yang terdokumentasi dan dikomunikasikan ke semua bagian perusahaan. Semua kebijakan, prosedur, dan standar TI-nya relatif baku. Hebatnya, perusahaan farmasi ini memiliki riset untuk meninjau perkembangan TI.
Untuk meningkatkan kinerja keuangan, mereka memastikan TI memberikan jasa yang hemat biaya dan berkualitas. TI sekaligus memberi kemampuan bagi perusahaan untuk menghadapi perubahan pasar dan memperbaiki proses bisnisnya. Penggunaan TI membantu Wyeth menurunkan biaya proses, optimalisasi infrastruktur, dan sumber daya.
Manfaat TI lainnya adalah untuk menunjang inovasi. Misalnya, TI digunakan untuk membuat marketing information system. Perseroan juga mengaku berhasil menciptakan sejumlah inovasi dari penguasaan informasi. “Misalnya, menciptakan produk, jasa, dan mengembangkan cara pemasaran baru,” kata Arief Ihsan, manajer TI Wyeth. Jadi, benar, informasi mendatangkan inspirasi.
TI untuk Naikkan Produksi
Produsen nikel terbesar di Indonesia memanfaatkan TI untuk meningkatkan produksi dan memperlancar proses bisnis. Ini akan berujung pada peningkatan pendapatan.
Banyak manfaat yang diperoleh PT International Nickel Company Tbk. (Inco) setelah menerapkan solusi yang berbasis teknologi informasi sejak 1991. Irmanto, manajer TI Inco, memaparkan TI memegang peranan penting dalam menciptakan computing environment yang terpercaya serta integrated leadership. Irmanto percaya, sejak awal penerapannya, dua hal ini akan mendatangkan nilai tambah bagi bisnis perusahaan secara berkesinambungan.
Kini, Inco tengah memfokuskan penerapan TI-nya untuk meningkatkan produksi. Selain itu, TI juga diharapkan mampu memperlancar proses bisnis, sehingga pengambilan keputusan bisa lebih lancar, cepat, dan tepat. Guna memastikan aplikasi TI sesuai dengan kebutuhan perusahaan, Inco membentuk IT steering committee. Komite inilah yang akan bertemu setiap enam bulan sekali untuk merancang arah dan perkembangan operasional dan investasi di bidang TI. “Mereka mengambil peran dalam siklus direction, planning, acquisition, delivery and support, dan monitoring yang ada di TI,” ungkap Irmanto.
Agar TI berperan optimal, perusahaan beraset Rp16,5 triliun (per September 2006) dan memiliki 3.410 karyawan ini mengalokasikan 2% dari total anggarannya untuk aplikasi TI. Bujet itu, di antaranya, digunakan untuk penerapan aplikasi Business Intelligence. “Aplikasi ini penting untuk menunjang proses pengambilan keputusan dan sebagai agen pengubah proses bisnis guna mendatangkan keunggulan kompetitif bagi perseroan,” terang Irmanto. Lewat aplikasi itu pula perusahaan penghasil nikel setengah jadi ini berharap dapat merespons perubahan bisnis, yang nantinya disesuaikan dengan strategi perseroan.
Aplikasi TI juga menawarkan cara-cara baru berkomunikasi bagi internal perusahaan, seperti penerapan executive support pada level manajemen puncak. “TI kami gunakan untuk memberikan layanan informasi pada top level management,” ungkap Irmanto. Di sisi lain, TI juga membantu kelancaran komunikasi antardepartemen di Inco. Berkat peran TI, komunikasi internal menjadi lebih lancar dan hemat biaya. Ini jelas meningkatkan keuntungan perusahaan.
Kini, segenap lini di Inco menjadi amat tergantung pada TI. Beberapa divisi yang mengaku memperoleh keuntungan terbesar berkat dukungan TI adalah logistik dan distribusi, administrasi dan keuangan, serta SDM. Ketergantungan tersebut membuat Inco perlu mengembangkan sistem yang dapat memastikan jasa dan infrastruktur TI-nya mampu bertahan dan pulih jika terjadi kegagalan akibat kesalahan, serangan, dan bencana. Jika ini berhasil diamankan, Irmanto yakin, pada gilirannya, aplikasi TI ini juga akan menguntungkan pelanggan Inco.
TI untuk Kepuasan Pelanggan
Citibank memanfaatkan TI untuk meningkatkan kualitas layanan dan menjaring nasabah baru. Selain itu, TI juga mereka gunakan dalam inovasi produk.
Bagi Citibank, kepercayaan nasabah merupakan aset paling berharga. Maka, untuk memelihara kepercayaan tersebut, Citibank tak henti-hentinya berupaya meningkatkan kualitas pelayanan. Selain itu, peningkatan kualitas layanan juga menjadi cara ampuh bagi Citibank untuk menjaring nasabah-nasabah baru. Bagaimana cara Citibank meningkatkan kualitas layanannya?
Mereka mengedepankan inovasi berbasis teknologi informasi. Di Citibank, aplikasi TI telah mereka lakukan sejak 1982, berupa sistem TI untuk core banking. Direktur Teknologi dan Perbankan Korporasi Citibank, Umang Moondra, memaparkan, “Salah satu bentuk penerapan TI di Citibank adalah online credit card application,” ungkap Umang. Aplikasi berbasis internet, yang pertama diterapkan di Indonesia, ini memungkinkan calon nasabah mengajukan permohonan kartu kredit hanya dengan mengunjungi website Citibank dan mengisi formulirnya di sana. Persetujuan diperoleh dalam waktu 60 menit. Citibank juga menerapkan aplikasi pembayaran online real time. Melalui aplikasi ini, nasabah dapat membayar tagihan kartu kredit dari 11.000-an ATM yang menjadi mitra mereka. Ke depan, Citibank akan mengembangkan teknologi original character recognition, yang bisa mengenali tulisan tangan nasabah pada formulir penyetoran.
TI juga memungkinkan Citibank mengembangkan produk/jasa baru. Salah satu produk berbasis TI yang dikembangkan Citibank adalah Citibank One Bill. Lewat produk ini, pemegang kartu kredit Citibank bisa membayar tagihan telepon, listrik, dan PDAM melalui Citibank. Lalu, produk paling anyar adalah kemitraan Citibank dengan PT Pos Indonesia untuk memasarkan Personal Loan Citifinancial, yang memungkinkan masyarakat mengajukan dan menerima pinjaman di kantor pos. Berkat peran TI, calon konsumen dapat mengetahui permohonan kreditnya ditolak atau disetujui hanya dalam waktu tiga menit.
Selain itu, TI juga digunakan Citibank untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasi lewat penerapan e-Workplace yang berbasis web. e-Workplace ini memiliki banyak aplikasi, seperti Resource Reservation, yang memungkinkan karyawan memesan mobil, ruang rapat, proyektor, atau apa saja melalui intranet. Selain itu, untuk memuat segala sesuatu yang terkait dengan karyawan, mulai dari biodata, riwayat pekerjaan, job desk, hingga riwayat pelatihan, Citibank memiliki Employee Portal.
Bagi Citibank, tutur Umang, pemanfaatan TI bukan lagi pilihan, melainkan keharusan. Selain itu, TI dan bisnis merupakan mitra yang interdependen dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Manfaat TI sudah dibuktikan Citibank dalam tiga tahun terakhir ini. Pertumbuhan rata-rata nasabah via online mencapai 35% per tahun, lalu pertumbuhan transaksinya juga rata-rata mencapai 30%.
KESIMPULAN
Saat ini dunia bisnis sangat dinamis, persaingan dan memperoleh keuntungan sebuah organisasi adlh lebih dari sekedar tekun dengan investasi yang kompeten sampai dengan proes dan alur kerja yang berpengaruh kepada teknologi dan produktivitas. Sebuah perubahan komuniti bisnis dan tantangan globalisasi dari struktur tradisional bisnis dan komunikasi yang penting. Yang paling utama adalah :
Ø Mengurangi biaya-biaya operasi dan meningkatkan efektivitas dan produktivitas para karyawan di saat yang sama
Ø Melengkapi aktivitas, pertemuan dan desentraliasi pekerjaan seseoang dengan perlengkapan, aplikasi-aplikasi, sumber daya jaringan dan pengertian komunikasi, sehingga dapat bekerja dalam kesatuan tim
Ø Proses pengambilan keputusan yangcepat dan periode pemasaran produkdengan memperoleh akses kepadawaktu dan data yang akurat, yang manamemperbolehkan kolaborasi dan kerjasama yang intensif;
Ø Pembangunan sebuah infrastruktur yang menyediakan bagi karyawan sumber daya TI yang mereka butuhkandalam rangka interaksi dengan parakolega, rekanan dan para pelanggan sampai ke luar daerah;
Ø Memberikan fasilitas kesempatan bisnis baru dan promosi berupa keuntungan yang bersaing serta dengan cepat merespon secara lebih efektif untuk permintaan pelanggan;
Ø Mengembangkan standarisasi dimana memperkenankan perusahaan untuk mengkombinasi bisnis proses mereka dengan teknologi dan pelayanan;
Ø Menyediakan sebuah bentuk informas iyang standar yang membawa sampai kepada perhitungan bisnis dankeperluan pekerjaan dari departemen atau divisi yang berbeda di bawah organisasi;
Ø Membuat takaran manfaat-manfaat bisnis dari investasi biaya TI
Untuk menyesuaikan kepada perubahan yang lebih kompleks dan lingkungan bisnis yang dinamis dan meningkatkan ketegangan dari kompetisi, perusahaan mencari sumber daya dan teknologi untuk mendukung secara berkesinambungan kemajuan dari proses bisnis di mana perubahan peningkatan produktivitas sementara itu juga menekan biaya.
Banyakperusahaan mempunyai investasi dalamotomatisasi sistim sebagai contoh Enterprise Resource Planning (ERP)dan mendapatkan hasil yang baik.
Pertama-tama, hal itu adalah sebuah pergerakan kepada integrasi dan pekerjaan lebih,mengoptimalkan dan melancarkan sebuah perusahaan dengan bermacam-macam bisnis proses dan komunikasi departemen dalam satu bentuk tertentu, itu juga sebuah strategi perpindahansebagai sistim ERP yang menyentuhsemua aspek yang sebenarnya dari kerjasama dalam sebuah keanekaragaman arah dan bentuk yangkhusus dari sebuah paradigmaperubahan dalam proses bisnis perusahaan.
Kekuatan ERP adalah untuk memastikan semua rincian tugas dikerjakan tepat waktu, aktifitas terkoordinasi secara urut, dan semua informasi tersimpan di lokasi yang terpusat dan aman. Di masa lalu, kebanyakan aktifitas bisnis dilakukan secara manual dan disimpan dalam bentuk file di PC hanya untuk referensi belaka. Sekarang, hampir semua proses diotomatisasi atau dibantu oleh komputer serta dicatat di satu sistem dan di-share untuk dipakai pula oleh orang lain. Tugas-tugas seperti pemrosesan sales order, penerimaan material dari vendor, atau penempatan pegawai baru, melibatkan banyak catatan dan banyak bagian dari organisasi. Semua harus dilakukan secara cepat, efisien, dan mematuhi regulasi internal/eksternal.
TI sebagai tools untuk mengembangkan knowledge development dan knowledge management system. Semuanya diharapkan mendukung kinerja bisnis. Maka dari itu setiap perusahaan seharusnya senantiasa menyelaraskan penerapan TI dengan tujuan bisnis, yakni meningkatkan pendapatan.
Dengan penerapan TI, dapat menyederhanakan proses bisnis, melakukan otomatisasi proses, dan memberikan laporan yang akurat dan tepat mempunyai pengaruh strategis terhadap kinerja bisnis.” Pada akhirnya, proses ini akan menciptakan efisiensi biaya dan meningkatkan produktivitas.
REFEENSI
Þ http://insidewinme.blogspot.com/2008/02/kasus-kegagalan-implementasi-erp.htmlhttp:/insidewinme.blogspot.com/2008/02/kasus-kegagalan-implementasi-erp.html
Þ http://www.wartaekonomi.com/ecompany/profil.asp
Þ http://www.ebizzasia.com/0215-2004/q&a,0215.html
Þ http://www.wartaekonomi.com/ecompany/profil.asp
Þ http://www.dataon.com/library/files/ERP-WP_ID.pdf
Þ http://dotnet.netindonesia.net/?0::24637
Þ http://www.sp18.com/page/295
Þ http://youngplato.blog.dada.net/atom.xml
Þ http://www.ali.web.id/index2.php?option=content&task=view&id=238&pop=1&page=0
Þ http://www.sap.com/
Þ http://diaswibowo.blogspot.com/2008/01/implementasi-it-dalam-perusahaan.html
Þ http://www.setiabudi.name/archives/389
Þ http://www.hotelonline.com/News/PR2003_1st/Mar03_CRMHaley.html
Þ http://www.plasmedia.com/
Þ http://rsteve.sitompul.net/index.php?/archives/211-Modul-Enterprise-Resource-Planning-ERP.html#extended
Þ http://www.oracle.com/
Þ http://www.peoplesoft.com/
Þ http://www.mysap.com/
Þ http://www.combsinc.com/
Þ http://www.indocommit.com/
Þ http://techno.okezone.com/
Þ http://www.dataon.com/
Þ http://www.detikinet.com/
Þ http://www.bizsolutionit.com/
Þ http://fauzirachmanto.blogspot.com/2007_09_01_archive.html
Þ http://nustaffsite.gunadarma.ac.id/blog/amutiara/2007/04/01/erp-openbravo/.
Þ http://binuscorner.blogspot.com/2007/08/sap-sebagai-erp-enterprise-resources.html
Þ http://yudadh.wordpress.com/2006/12/25/penerapan-teknologi-erp-enterprise-resource-planning/html
Þ http://jurnalnasional.com/?med=koranharian&sec=PROFIT&rbrk=&id+15056.html
Þ http://surahyo.blogspot.com/2007/07/enterprise-information-system-eis.html
Þ http://en.wikipedia.org/wiki/Operating_Model.
Þ http://www.cbn.net.id/
Þ http://rsteve.sitompul.net/index.php?/authors/1-Richard-Sitompul
Langganan:
Postingan (Atom)
